Skartace

[evaa]

Dobrý den, prosím o radu, jak likvidujete doklady,u kterých uplynula archivační doba ? Napíšete protokol,s kartaujete nebo žádáte nějaký úřad o povolení skartace? Děkuji za odpověď.

[divizna]

Skartace dokumentů se řídí zákonem 309/2009 Sb. o archivnictví a spisové službě a vnitřní směrnicí organizace.
O archivovaných dokumentech se vede archivní kniha, kde se zapisují dokumenty určené k archivaci. Před skartací dokumentů se požádá písemně příslušný okresní archiv o provedení archivní prohlídky, kde v příloze se uvede, jaké dokumenty chcete skartovat. Oni vám odepíší, kdy přijedou na tu prohlídku, na ten den se připraví dokumenty ke skartaci. Oni si mohou z toho vybrat dokumenty, které si mohou odvézt k archivaci do okresního archivu. Poté sepíšou protokol o provedené prohlídce a vy můžete doklady fyzicky zlikvidovat.

[Hinková]

Dobrý den,
my stejně jako Divizna,jen k nám nejezdí,ale co chtějí do archivu odvezeme my a co je ke skartaci nám pošlou povolení .

[navia]

Dobrý den, jsme škola. Nevíte jak dlouho musíme schovávat spisy k přijímacímu řízení? Jestli po celou dobu, kdy u nás student studuje (ale v tom případě by se měl po ukončení přijímacího řízení šanon "přetřídit" na přijaté a nepřijaté) nebo jestli je nějaká obrcná lhůta.

[AndreaN]

My jsme ZŠ, viz výše, vše se řídí zákonem o archivnictví, postupuji jako "divizna", od 1. 8. 2012 platí nová vyhláška č. 259/2012 - o podrobnostech výkonu spisové služby - tak asi po 2 letech jdu na školení, kde přednáší přímo pracovnice místního archivu. Moje zkušenost a možná i rada je taková, že úplně nejlepší je zavolat si na příslušný okresní archiv, popř. absolvovat jejich školení. V našem archivu - v Mikulově - jsou velmi ochotní.

[ni.se]

já byla včera na školení a tam nám řekli, že pokud najdou ve škole něco co už tam nemělo být a nebo se pravidelně nežádá o skartační řízení, tak už právě od 1. července pokutují (ale zároveň nám školitel sdělil, že mají teď z ministerstva přikázanou inventarizaci archivu na rok a půl, tak moc chodit nebudou ), taky pokutují za to, když na krabicích není napsán skartační znak a lhůta a spisová značka, není zpracovaný skartační a spisový řád a nedodržuje se ukládání dokumentů. Já teď teda řeším problém, že jsme neskartovali, takže začneme. Ale řeším, jestli ve fakturách nemám nějaké faktury, které mají delší skartaci než pět let, protože dnes jsme tu měli paní ze Scia, co nám zpracovává monitorovací zprávy a upozornila mě, že faktury, které se týkají šablon se musí archivovat 25 let.

[Eva1962]

šablony se opravdu musí nechávat 25 let - zavedla jsem šanon EU, kam dávám originály a do faktur, pokladny, výpisů apod. dávám ofocené kopie s poznámkou založeno v šanonu EU

[Eva1962]

Mám dotaz ohledně archivace dokumentů - vybavení odborných učeben. Jak dlouho se má archivovat? Pět let se sleduje doba udržitelnosti a pak můžu skartovat?