elektronická spisová služba

[JitkaMan]

Dobrý den, jsme menší škola a naším zřizovatelem je také menší obec. Vím, že dosud jsem to nedělala správně a dokumenty z datových schránek jsem si pouze tiskla a uchovávala takto, ale chtěla bych to vyřešit, aby to bylo z hlediska zákona správně a uchovávat je v správně v elektronické podobě. Jakým způsobem to řešíte na vašich školách? Máte na to nějaký svůj software nebo nějak přes zřizovatele? Z knihy ze Sagitu jsem se dozvěděla, že na ukládání slouží garantované úložiště budované krajskými úřady nebo digitální úložiště budované obcemi s rozšířenou působností, tak jestli to někdo ukládáte touto formou. Jsme Jihomoravský kraj a pokoušela jsem se něco dohledat, ale nějak se mi nic nedaří a zřizovatele se pokusím také zeptat, ale zkouším napřed jestli mi někdo poradí zde.

[dobrovoda]

Možná má smysl přejít na elektronickou spisovou službu, třeba https://www.tesso.cz/. U datovek je totiž problém ten, že je potřeba je buď konvertovat do papírové podoby autorizovanou konverzí nebo je mít právě v el. spisové službě, aby je šlo posléze předat též do archivu. U toho totiž hrozí sankce, pokud úřední dokumenty, které se jim mají předávat, k nim nedorazí. Viz. https://www.tesso.cz/legislativa/

[JitkaMan]

Nakonec se mi podařilo zjistit, že si můžeme sami dělat převod do analogové podoby přes aplikaci Czechpointu, takže jsem situaci tímto vyřešila a elektronické spisové službě se vyhnula.

[dobrovoda]

Nakonec se mi podařilo zjistit, že si můžeme sami dělat převod do analogové podoby přes aplikaci Czechpointu, takže jsem situaci tímto vyřešila a elektronické spisové službě se vyhnula.

To je dobré řešení. Důležité je, aby všechny datovky, ale nejen datovky, ale i e-mailové zprávy, které jsou úředního charakteru, byly takto autorizovaně převáděny do papírové podoby. Jde to, ale v aplikaci je to 4 kliknutí a člověk to eviduje digitálně. A listinná pošta, evidence je vyplnit jeden formulář. V podstatě stejně zdlouhavé, jako napsat řádek do podacího deníku. Za mě el. spisová služba je mnohem jednoduší a rychlejší nástroj. Třeba fakturu si ofotím, vložím do přílohy dokumentu a nemusím ji pak hledat v papírové podobě. Vyhledám si ji v aplikaci pomocí čísla obj. nebo IČ dodavateel. Prostě pohoda. Za mě na el. spisovou službu nemohu dopustit. Šetří mi čas i nervy.