Co si pohlídat při nástupu na místo ekonomky školy

[Terina]

Ahoj všichni přispěvovatelé do tohoto fóra. Už jsem psala tento příspěvek do "Ankety - účtování 2010", ale nikdo mi tam zatím neodpověděl, tak raději založím nové téma. Jsem šťastná, že jsem našla tady tu diskuzi a že někoho napadlo založit něco takového pro příspěvkové organizace. V únoru jsem nastoupila do jedné školy na místo ekonomky, ale zatím jsem ze všeho docela tumpachová... Pracovala jsem 10 letech jako účetní ve výrobním podniku, takže nějaké položky, fondy atd. mi jsou cizí. Paní, která odchází 31. května do důchodu, není moc sdílná, a tak jsem nucena shánět informace "kde se dá". Účtovat v tomto roce nezačala vůbec, takže nějaký účetní software jsem ještě nezahlédla. Budu Vás ještě určitě mockrát prosit o radu, ale prozatím se ptám jenom na položku u zaúčtování hrubých mezd u účtu 521 - ona dává 5011 a 5021 u OON, ale v Metodice zpracování rozpočtu pro příspěvkové organizace (vydala firma Gordic pro r. 2009) je uvedená položka 5111 a 5112. Tady některá z Vás psala, že dává stejné položky jako paní, co mě zaučuje. Nebo u náhrad dávek NP ona dává položku 5179 (účet 528), tady ale píšete 5424. Jsem teď zmatená, co je vlastně správně. Na co mají tzv."položky" vliv? Je nějaká publikace, kde je jasně uvedené co je správně a co ne? Podle Vašich příspěvků soudím, že asi ne. Je možné, že by to dávala celé roky špatně a nikdo by si toho na KÚ nepovšiml? Taky budu moc ráda, když mi poradíte, co byste požadovaly po své předchůdkyni, kdybyste nastupovaly na místo ekonomky do školy. Co si mám ohlídat, co si nechat podepsat atd.... Nerada bych jí ublížila, ale např. pojem časové rozlišení téměř nezná - takže klidně neudělá dohadnou položku na fakturu za 190 tis. za prosinec a účtuje ji do ledna!!!! Když jsem se jí na to zeptala, řekla, že už se s tím nedá nic dělat, protože závěrku má odeslanou. Časem jsem ale zjistila, že to není ojedinělý případ. Předem moc děkuji za každý názor.
Tato skutečnost mě hodně vylekala a mám velké obavy, abych nepřebírala účetnictví ve zjevném nepořádku.

[Dahab]

Zdravím Vás a přeji pevné nervy. Já jsem ze základní školy, kterou zřizuje Město. Přiznám se, že na položky neúčtuju. Mzdy jsem účtovala na 521 30 a jednotlivá střediska jsem měla rozdělené pomoci ORJ 1-škola, 2 - jídelna...., dohody jsem účtovala na 521 31 + ORJ. Taky účtuji v Gordicu. Akorát jsem si dávala pozor na ÚZ - účelové znaky, protože účelové dotace se hlídají. Od nového roku je změna v účetnictví, i když PO se zase až tak moc nedotýká, ale s největší pravděpodobností bez správců účetních programů bychom minulý rok do letošního, změněného, nepřeklopili, tak určitě i k Vám dojde někdo na účetní program. Tak se poptejte na vše, co Vás bude zajímat a chtějte manuál , kontakt... Určitě Vás na holičkách nenechají.
Jinak bych Vám doporučovala ještě za přítomnosti paní si projít všechny vnitřní směrnice, které se týkají účetnictví, abyste věděla podle čeho postupovala a co je potřeba změnit podle letošních novinek. Prošla bych i pár minulých měsíců, abych si uděla představu jak co vedla, účtovala a vůbec jak postupovala. Taky je důležitá "spolupráce" s vedením. Pokud budete chtít něco změnit, napravit, tak aby jste měla podporu. Taky navažte kontakt se zřizovatelem, jestli jste "krajská škola", tak s paní, která s vaší školou spolupracuje nejvíce, měla by to být metodička a s tou když si domluvíte schůzku v případě potřeby. Určitě Vás neodmítne.
Doufám, že v nové práci bude spokojená, ale upozorňuji, že je to hodně náročná práce. Beru to podle sebe, jsem tu už 20.rok a můžu říct, že sem tam ošetřím rozbité koleno, někdy se pomazlím s prvostupňovými žáčky, když něco ztratí /u sebe mám nálezy a ztráty/ a najdou, tak to je velká radost, musím vést podací deník /viz téma ve fóru Sekretariát/, musím vyplácet výplaty, účtovat, zpracovávat účetnictví, rozbory hospdodaření, mít na starosti správní zaměstnance, být správcem FKSP...., no někdy je toho opravdu hodně, ale to pochopíte,když si ve velkých chvilkách bude pročítat radímesi. Jak jsme se tu všichni shodli, tak radímesi je náš velký pomocník a vůbec nemusíte mít ostych ptát se na cokoliv. Tak držím palce a těším se na Vaše další příspěvky.

[Terina]

Děkuji Dahab! Směrnice jsem si už pročítala, ale vůbec se nedodržují, jsou zastaralé a neobnovují se. Např. na mobily je ve směrnici určená částka 200Kč, ale paní účtuje klidně do nákladů podle vlastních sympatií i 500,-- s odůvodněním, že mu "dvě stovky nemohou stačit." Jinému naúčtuje rozdíl k zaplacení z vlastní kapsy - prostě žádné zásady se nedodržují. Abych pravdu řekla, jsem z toho docela vystrašená. Vedení tuší, že to není úplně v pořádku, protože pan ředitel mě několikrát žádal, abych zkontrolovala doklady za minulý rok. Kladu si teď velkou otázku "říct či neříct?". Když řeknu, možná dotyčné ublížím (a to bych nechtěla), navíc na mě bude naštvaná a neřekne mi ani to málo, co teď. Když neřeknu a zjistí to kontrola, ředitel řekne, že jsem neschopná. Není to jednoduché. Nemám se koho zeptat na radu, protože žádnou ekonomku ze školy neznám - takže mi zbývá jedině "radíme si"... No nic, musím pracovat, mrknu se sem později. Přeji pěkný víkend.

[L. F.]

Ahoj Teri,
koukám,že jste na tom podobně ne-li téměř stejně jako já,když jsem loni v dubnu nastupovala na místo ekonomky na ZŠ. Paní ke mě nebyla vůbec vstřícná a navíc když jsem se jí na něco ptala,jeji univerzální odpovědí bylo: to ted neřeš, to budeš dělat až příští čtvrtletí -tak me její přístup hodně překvapil.
Už se plácám v účetnictví víc jak 3/4 roku a hlavně díky Radíme se a vedoucí na finančním odboru našeho zřizovatele, jsem se tim nejak prokousala. Práce to není špatná,ale je potřeba se neustále učit a hlídat si novinky.
Co se týče vnitřích směrnic,tak mám taky pocit,že se tu podle nich už nejaky ten pátek nejede,od letoška je budu aktualizovat-a to pěkně pečlivě.
Tak jsem taky přidala své zkušenosti se začátky s prací ekonomky .

[Terina]

Ahoj L.F.!
Je to přesně tak. Když se na něco zeptám, dozvím se jenom: "Na to máš ještě čas. To bys teď nepochopila. To ti vysvětlím potom." Já mám ale obavy, že čas utíká rychle a já si pak nebudu vědět rady. Např. ta faktura, co měla být účtována v prosinci a "spadla" do nákladů v lednu - ta by totálně přehoupla náš hospodářský výsledek za r. 2009 z mírného zisku do poměrně vysoké ztráty. Teď si říkám a) škola dostane v r. 2010 méně financí než vloni b) v nákladech bude navíc skoro 200 tisíc z min. roku - budeme určitě ve ztrátě a ředitel si řekne, že je to moje vina, že jsem to špatně hlídala. Připadám si úplně neschopná a v depresi. Mám totiž dojem, že dosavadní ekonomka mi vůbec nic nehodlá vysvětlit. Ach jo...snad to někdy pochopím.

[refi]

chápu vaše obavy, aby něčí nedůslednost či rovnou lajdáckost, spadla na vás. jestli máte u vás ekonomické porady s vedením školy, zaveďte na toto téma řeč a zkuste s tím vedení seznámit. mimochodem - pokud u vás není zvykem takovéto porady pořádat, zkuste to zavést. třeba jednou za dva měsíce si sednout opravdu čistě nad finance, vy je seznámíte s finanční situací, oni vás s tím, co mají v plánu do budoucna financovat. já jsem tohle u nás zavedla, zatím celkem nepravidelně, ale vždycky je to přínos pro obě strany. přece jenom podepisování uzávěrek není totéž jako opravdová ekonomická diskuze.

[refi]

a ještě něco - určitě se pořádně podívejte, jak u vás funguje vnitřní kontrolní systém. na to téma je tu taky zvlášť kategorie. když tak čtu, jak tam máte staré směrnice, které nejsou aktualizované, moc nepředpokládám, že vnitřní kontrolní systém funguje ...

[Terina]

Moc děkuji všem za rady.

[refi]

Terina> nejdříve chci poděkovat za hezká slova. znovu zdůrazňuji, že bez aktivních uživatelů by to byly mrtvé stránky a já jsem velice ráda, že se nás sešlo tolik, co chceme své problémy řešit touto cestou a nebojíme se ptát či odpovídat
a teď k vašemu dotazu - byla jsem v podobné situaci jako vy před dvěma roky, ovšem s tím rozdílem, že jsem přebírala účetnictví po paní, která je dělala podle nejlepšího vědomí a svědomí, tedy jak nejlépe uměla. že už dělala něco maličko postaru nebylo nic tragického, a taky jsem to chápala, že před důchodem už nechtěla zavádět žádné novinky a chtěla v tom ponechat volnou ruku své nástupkyni.
donutila jste mě přemýšlet, jak bych se zachovala, kdybych od začátku cítila, že přebírám něco, co není tak úplně v pořádku a s tak podstatnou chybou (faktura za energie), která ovlivní hospodaření v roce, jehož účtování už bude i mou vizitkou. psala jste, že paní končí až 31.5., takže je ještě relativně dost času si vyjasnit důvody, proč k tomu došlo a jak za to ponese zodpovědnost. nejdříve bych to určitě probrala s ní - a nejen fakturu za energii. určitě se podívejte na pár měsíců zpět a zřejmě i na roční uzávěrku z předchozího roku, abyste měla ucelenější obraz o tom, jakých chyb se dopouštěla a jestli měla alespoň nějaký systém nebo jak jste někde naznačovala, že účtovala taky podle toho, o koho šlo (myslím telefony nebo něco takového). z roční závěrky za rok 2008 bych vyčetla, zda účtovala stejně energie i tenkrát a jak to dorovnávala v roce 2009. a pak s ní projít bod po bodu z vašich poznámek. nevím, jak dalece bude ochotná vám vyhovět, obzvlášť jestli si je vědoma toho, že jsou to opravdu důležité chyby, ale určitě bych to zkusila samozřejmě nějakou přijatelnou formou.
moc mi není jasné, jestli rok 2009 bude tedy ještě účtovat a ZODPOVÍDAT za něj do 31.5. ona nebo už to máte nějak rozdělené. pokud je to zatím do 31.5. pouze v její režii, nemůže vám přece nikdo vytknout její chybné účtování. a do té doby, než skončí byste opravdu měla seznámit vedení se stavem účetnictví k datu, ke kterému ho budete přebírat a upozornit na následky chyb z roku 2009, za které nechcete nést zodpovědnost, ale přesto se na hospodaření roku 2010 podepíší. chápu, že se obáváte být razantnější ve zkušební době. tu máte předpokládám tři měsíce, takže asi do konce března. a to máte pak stále ještě dva měsíce na to, abyste dala vedení vědět o tom, jak si na tom škola stojí a k jakým chybám v minulosti došlo. pokud bude vedení rozumné, tak si doufám uvědomí, že už to, že jste schopna chyby své předchůdkyně vidět a také řešit, z vás dělá dobrou ekonomku a že věcem rozumíte.
když si to teď po sobě čtu, všechno tohle je stejně pouze teorie, praxe je na vás a na síle vaší osobnosti a také na kvalitě vedení. a to už jsou věci, které když jsou v ideální kombinaci, jde všechno lehce. pokud nejsou, bude to boj, ale i to k naší práci patří, čteme to tu skoro každý den.
určitě bude fajn, když sem občas napíšete, jak se to u vás vyvíjí, možná se k této diskuzi přidá i někdo další a navede vás zase dál. držím palce

[Ji.Da]

Dobrý den,
pracuju na místě ekonomky školy šest let a setkala jsem se se stejným přístupem jako vy... sdílnost žádná, říkala jsem si, že s paní byli všichni spokojeni, tak bude stačit, když se později podívám zpět do účetnictví a zjistím si jak co účtovala.. ovšem omyl. účetní sw sahá do roku 1996, já sama v nastoleném účtuji šestý rok a teď mi paní z městského úřadu (zřizovatel) volá abych jí vysvětlila jak je možné že to takhle účtuji... že v tom nevidí logiku a že tomu sice nerozumí, ale ať jí přesvědčím že mám pravdu. nemám argument, kdybych snědla všechnu moudrost světa tak zřejmě o účetnictví přednáším, ale naivně jsem předpokládala, že když se něco účtuje spoustu let zpátky bez problémů, zaváhání, povšimnutí a ke vší spokojenosti, že je to správně.. mluvím teď o materiálových zásobách...s pozdravem

[Dahab]

To vypadá, že nová paní je u zřizovatele . Tak jí řekněte, že to máte tak ošetřené ve vnitřní směrnici a podívejte se do nějaké brožury na postupy účtování. A o co se konkrétně jedná? Osobně bych jí řekla, že je to s podivem, že reaguje až nyní. Určitě chodíte na rozbory hospodaření, nebo je aspoň zřizovateli poskytujete. Takže hlavu vzhůru, nebude chybička na Vaší straně. Ale vypadá, že se zřizovatel vzbudil a nebo začal pracovat.