záloha na akci hrazenou žáky

[Alena H]

Jako všechny školy, pořádáme různé akce, které si hradí žáci, respektive jejich rodiče. Na tyto akce vybíráme zálohy od žáků, ze kterých pak uhradíme případné zálohy dodavateli. Na jednu akci však ještě bohužel vybráno není, ale dodavatel požaduje zaplatit zálohu. Myslíte, že je možné použít finanční prostředky zřizovatele na úhradu této zálohy nebo to bude porušení rozpočtové kázně? Jedná se asi o15000 a je to do zahraničí (Slovensko, cestovní agentura).

[Betty]

Myslím že není. Uhradit a rychle od žáků vybrat. Když jedou žáci na lyžařský kurz a jeho vyúčtování se dělá až po návratu, až máte fakturu za autobus - také přece uhradíte fakturu a pak to dovyberete od žáků. Nečekáte s úhradou faktury, dokud vám všichni nezaplatí.
Nebo když jim koupíte v srpnu učebnice a teprve v září je chodí do kanceláře platit.

[Alena H]

Díky za odpověď. Normálně máme na všechny větší akce i na pracovní sešity vybráno předem, na autobusy (např. do divadel) vybíráme po akci, ale do pokladny se to dostane před zaplacením faktury. Tohle je bohužel výjimka, ale paní ředitelka už řekla, že to dříve nezaplatí, dokud nebude vybrána záloha, snad to dodrží a necouvne.

Jsme veliká škola - 800 dětí a zálohy na akce vyšší než 1000 Kč vybíráme bezhotovostně.
Na každou akci a také pro výběr školného do ŠD mám speciální VS, který se skládá z čísla účtu, na který pak budu účtovat a pořadového čísla žáka v seznamu např. 324 (účet)01(analytika)11(dávám v či a v tomto případě to znamená 1.A, 1.B=12 atd.) = celý VS 3240111. Někde jsem tento systém vyčetla u limitovaných příslibů a tak jsem si ho uzpůsobila na tyto VS. Docela mi to usnadní práci při zaúčtování banky. Třeba to někoho inspiruje.

[rucmaj]

Vaše VS mě opravdu udivují. Na každou akci máte jiný VS a rodiče zvládnou napsat VS správně ?
V naší škole dostane každý žák v 1. třídě VS, který platí celou školní docházku na všechny bezhotovostní platby. A přesto ( po 5 letech zavedeného systému )
rodiče ve VS velmi často chybují. Píší RČ dětí, ale i své apod.
Jaká je u Vás chybovost ?

[Alena H]

Minimální chybovost a to těch vícedenních akcí je fakt hodně. Ale nesmím si pochválit nebo to začne. Hlavně tím jak, je to na akce se dá i dobře dohledat. Já si zase neumím představit ten váš systém, hledat u dětí platby na jednotlivé akce a jejich zúčtování. Já tom mám takhle - předem vybereme zálohy, skončí akce a zúčtuji zálohy, rozdíly buď dovybereme nebo vyplatíme, na většinu těchto akcí přispívá UNIE rodičů a tak ještě požádám ji o příspěvky podle počtu žáků. Na každou akci mám složku, kde lze vše dohledat.

[Alena H]

Minimální chybovost a to těch vícedenních akcí je fakt hodně. Ale nesmím si pochválit nebo to začne. Hlavně tím jak, je to na akce se dá i dobře dohledat. Já si zase neumím představit ten váš systém, hledat u dětí platby na jednotlivé akce a jejich zúčtování. Já tom mám takhle - předem vybereme zálohy, skončí akce a zúčtuji zálohy, rozdíly buď dovybereme nebo vyplatíme, na většinu těchto akcí přispívá UNIE rodičů a tak ještě požádám ji o příspěvky podle počtu žáků. Na každou akci mám složku, kde lze vše dohledat.

[Alena H]

Vaše VS mě opravdu udivují. Na každou akci máte jiný VS a rodiče zvládnou napsat VS správně ?
V naší škole dostane každý žák v 1. třídě VS, který platí celou školní docházku na všechny bezhotovostní platby. A přesto ( po 5 letech zavedeného systému )
rodiče ve VS velmi často chybují. Píší RČ dětí, ale i své apod.
Jaká je u Vás chybovost ?

Dotaz k Rumcaj, jak to u vás funguje? Došlo na nejhorší, jeden náš pan učitel vymyslel, že by se za žáka vybraly peníze (záloha) a z těch by se strhávaly postupně jeho platby.
To by mne zajímalo při počtu 800-900 dětí, kdo to bude hlídat a kdo to těm rodičům vyúčtuje? To znamená na každou platbu žádanky, individuální přísliby, seznamy.
Nedovedu si to vůbec představit. To bude lítat papíru.

[rucmaj]

Pokusím se vše popsat.
Každý žák dostane v 1. třídě 2 variabilní symboly.(Škola má cca 600 žáků).
Jeden VS je na platbu obědů....Platby se do systému stravného přiřazují automaticky - program VIS Plzeň.
Druhý VS na " vše ostatní " (družina, plavání, bruslení, lyžák, vodák, cyklák ale třeba i třídní fond ( vždy dohoda s třídním učitelem nebo tím kdo danou akci organizuje).
Rodiče posílají platby na účet školy a vždy zaznamenám do třídních seznamů a do účetnictví ( vedu přes trojky).
Po skončení akce např. škola bruslení - zaplatím fakturu, dopravu, zbytek přeúčtuji do třídního fondu dané třídy
Nebo lyžařský kurz - zaplatím fa ubytování, dopravu, pokladnou projdou peníze na vleky a zbytek peněz vracím rodičům na jejich bankovní účet.
Stačí tento popis ?

[Alena H]

Takže v podstatě dostanete peníze na jednu akci a tu po skočení zúčtujte. Nebo má žák peníze v balíku a účtováváte celý školní rok? K platbám si dávají učitelé žádanky a individuální přísliby nebo to děláte za ně? Tady chtěj ukrajovat z balíku peněz, zřejmě celý školní rok.
Tenhle b....j nápad mi byl čert dlužněj.

[rucmaj]

Ano, peníze posílají rodiče vždy na jednu akci ( nesčítají ).
To co myslíte vy - je u nás třídní fond.
Třídní učitel má tabulku - seznam - na začátku roku vybere částku - složí v pokladně a poté vybírá hotovost z pokladny, zálohově na jednotlivé výdaje - kino, divadlo, prac, sešit, dopravné,.....
V tabulce odepíše výdaje u každého žáka. Tabulka sečte zůstatek za žáka a zůstatek třídy.
Zálohy zúčtuje 2x ročně (prosinec, červen) v pokladně s přiloženou tabulkou - seznamem a doklady.
V červnu vrátí zbytek žákům nebo může převést do dalšího školního roku ....
Třídní fond slouží k hrazení drobných výdajů, ostatní ( větší) platby jdou přímo na účet školy.
Na účet školy, ale může být vybrán i třídní fond - pokud to třídní učitel řekne takto rodičům.
Potom ode mne dostane seznam žáků kolik kdo a kdy zaslal na účet.

[Alena H]

To si pak hlídá ten daný učitel? A co inventury. Nebo si to takhle takhle vedou všichni za celou školu a vy pak jen odúčtováváte ze záloh?

[rucmaj]

Ano, třídní fond hlídá a zodpovídá za něj třídní učitel ( vydán vnitřní předpis ).
Vybere peníze od dětí - předá do pokladny - vybere zálohu, kterou potřebuje na nákup sešitů např. - a 2x do roka zúčtuje vybrané zálohy a to vždy v prosinci( dokladová inventura), a druhé zúčtování je předepsané v červnu (konec školního roku). Aktuálně máme 24 tříd = to znamená 24 třídních fondů = 24 papírů v dokladové inventuře.
A jak jsem psala učitelé mají vytvořenou tabulku, která jim sčítá vydané peníze za akci (sloupek), zůstatek peněz u žáka (řádek), celkový zůstatek tříd. fondu (součet zůstatků žáka).
Na nich je pouze doplnit zda žák na dané akci byl popř., kolik zaplatil.

[rucmaj]

A třídní učitel nemusí vybírat peníze hotově, ale řekne rodičům o zaslání na účet školy a já zaúčtuji na daný třídní fond podle VS přiděleného konkrétnímu dítěti.

Hlavní myšlenkou celé akce bylo: 1. děti nebudou nosit hotovost po kapsách
2. učitel nebude mít v šuplíku stolu velký objem peněz, jako tomu bylo při výběru např. lyž. kurzu kdy platba za žáka je 5000 Kč...

[Alena H]

Moment, velké akce zúčtovávám také, viz víše, ale vy hlídáte i když to přeženu nákup toaleťáku za jednotlivé dítě? To by jste musela dostat pořádné podklady, aby se to dalo zaúčtovat. A co žádanky a přísliby? Případně inventury v konci roku?

[rucmaj]

Omlouvám se, ale vy hledáte jenom něco, proč to nejde.
Když Vám to projde i u nadřízeného klidně....
Můj nadřízený požadoval vše přes účetnictví (tedy i drobnosti, mám doklad i na sáček bonbonů).
Máme to tedy takto.....