Záloha na zahraniční pracovní cestu vyplacena zaměstanci v č

[Marki]

Dobrý den,
poradí-li někdo, budu ráda.
Zaměstnanci byla vyplacena záloha na zahraniční pracovní cestu do Ruska v české měně na jeho soukromý účet. Jeli spolu 2 zaměstnanci a záloha byla poslána na účet jen jednomu z nich. Po návratu oba doložili doklady a nyní se má cesta vyúčtovat. Nevím vůbec, jak postupovat. Zatím jsem si spočítala jen výši stravného v eurech. Účet za hotel je v rublech. Mám si nejprve všechny doklady přepočítat na koruny kurzem platným v den poskytnutí zálohy na účet (dle bank. výpisu)? A dále se ptám, vzniklý doplatek, potom pošlu dohromady za oba na účet toho, který dostal zálohu? Eventuelně vzniklý přeplatek mi pošle zpět opět jen ten jeden znich. Asi to píšu nesrozumitelně... jsem v nové práci a řeším cestovní náhrady poprvé.
Předem děkuji všem za jakoukoli odezvu.
Markéta

[Dahab]

Zkusím Vám napsat jak bojuju se zahračními cesťáky já. Dopředu nedáváme žádnou zálohu, vždy s pracovníky je domluveno, že cestovné dostanou v české měně po návratu z cesty, domluveno je rovněž i krácení cestovného. Jsme základka, takže většinou se jezdí do Anglie, Itálie a Vídně na poznávačky. Pracovníci souhlasí, nikdy se nestalo, že by někdo chtěl zálohu nebo měl k této dohodě nějaké připomínky. Já vybavím vedoucího zájezdu papírem, kde požaduji vypsat časy přechodů hranic, takže získám přesné informace o pobytu pracovníků v cizině /např. cesta do Anglie: ČR, Německo, Belgie, Francie, Anglie/. Při návratu toto použiju k vyúčtování. Vyúčtování provádím skoro jako slohové cvičení na téma zahraniční cesta. Takže po nezbytném úvodu kdo, kam a s kým jel popíšu cestu den po dnech.
Např. třeba pondělí - odjezd 6,30 z našeho města do Německa – přechod hranic ve 14,45 hodin, tj.8,15 hod.na
českém území – náleží stravné ve výši 60,- Kč
- 14,45 – 22,00 hodin cesta Německem v délce 7,15 hod.
- 22,00 – 24,00 hodin cesta Belgií v délce 2 hodin
Doba strávená v zahraničí činila 9,15 hod., náleží stravné ve výši poloviny základní sazby státu Německo, kde bylo stráveno nejvíce času. Základní sazba pro Německo na den činí 45 euro, náleží polovina tj. 22,50 euro.
Následuje úterý: - 0,00 – 1,00 cesta Belgií v délce 1 hodina
- 1,00 – 3,00 cesta Francií v délce 2 hodiny
- 3,00 – 24,00 pobyt v Anglii v délce 21 hodin
Doba strávená v zahraničí činila 24 hodin, nejvíce v Anglii, náleží základní sazba v plné výši pro Anglii, tj. 40 liber. Pracovníci měli zabezpečenou večeři, tak dochází ke krácení stravného za jedno jídlo ve výši 25%, tj. o 10 liber. Za úterý náleží pracovníkům stravné ve výši 30 liber.
Následuje středa: pobyt v Anglii, pracovníci měli zabezpečenou snídani, oběd i večeři, každé jídlo kráceno 25%. Celkem stravné bylo kráceno 75% ze základní sazby, tj. o 30 liber. Za středu náleží pracovníkům stravné ve výši 10 liber. No a tak pokračuji až do konce pobytu.

[Marki]

Děkuji mnohokrát alespoň za tuto odpověď, ale potřebovala bych spíš vědět, pokud si u každého spočítám cestovní výdaje a stravné, a záloha byla poskytnuta jen jednomu, mám tedy ty výdaje také u obou sečíst a vznikne mi tedy jen jeden doplatek či přeplatek a ten pak vyúčtuju s tím jedním zaměstnancem, kterému byla poskytnuta ta záloha na jeho účet? A jakým kurzem to přepočítám na koruny? A co potom udělám s cesťákem zaměstnance, který jel na cestu také, ale záloha byla poskytnuta oběma dohromady na účet toho druhého? Kolegyně, která mi předala pokladnu, mi na to neumí odpovědět, prý si to už nepamatuje. Je mi z toho ouvej.

[Dahab]

Pokračuji dál, asi jsem měla dlouhý text, nějak se mi to psaní "kousalo". Takže tak si popíšu celou cestu. Pak podle tohoto popisu si stanovím nároky. Udělám si tabulku a den po dnech vpisuju jaké nároky pracovnik měl. Když se vrátím k našemu příkladu tak např. pondělí: stravné ČR x korun, stravné cizina /Německo/ x euro, úterý: stravné Anglie a vše co k tomuto dni patří, např. vstupné do některého muzea nebo jízdné metrem, toto je v ang.librách. No a tak pokračuju až do konce pobytu. Z této tabulky získám údaje o částkách, které pracovník postupně utratil v korunách, eurech a librách. Pak si vyjedu z internetu kurz ČNB platný v den zahájení pracovní cesty a všechny částky /eura a libry/ vynásobím podle kurzovního lístku a získám částku v korunách, která má být pracovníkovi vyplacena. Tento popis cesty si nechám podepsat i pracovníkem nebo pracovníky, kterých se cesta týkala, doložím cestovní příkaz /ten mají vyplněn jen na přední straně, zadní část kvůli rozsáhlosti nevyplňují - použije se to moje vyúčtování/, další nutné doklady k vyúčtování /vstupy, lístky do metra../ a jmenný seznam všech účastníků zájezdu.
Ve Vašem případě bych se akorát domluvila jak vyúčtovat poskytnutou zálohu. Máte dvě možnosti. Všem pracovníkům vyplatit to, co jim náleží a ten pracovník, který získal zálohu Vám ji vyúčtuje /zřejmě by vracel nějakou částku/ nebo druhá možnost je, že když teď víte kolik peněz by všichni pracovníci měli dostat, tak je seznámíte s vyúčtováním pracovní cesty a peníze doplatíte jen tomu, kterému jste dala zálohu a on se vyrovná s ostatními. Ale přiznám se, že toto se mi moc nelíbí, raději bych všem vyplatila jejich nároky já. Jinak výše částek najdete v zákoníku práce a hodně Vám pomůže publikace o cestovních náhradách od p. Janouška. /aspoň doufám, že jsem jméno nepopletla, jsem doma a chytré knížky mám v práci/.
Takže snad Vám to pomůže a napsala jsem to trochu srozumitelně.

[Marki]

Ano, ano, děkuji moc za odpověď, tomu všemu rozumím - jen se s nimi musím dohodnout, komu budu vyplácet - byla bych raději, kdyby mi to řekl někdo v práci, aby rozhodnutí nebylo na mně. A dále pak - vy jste zálohu nedávali - tedy kurz v den nástu na prac. cestu. My zálohu dali, takže zpětně přepočítám kurzem v den zálohy - doufám, že to tak je. Jen mě stále mate, že jsme posílali zálohu v CZK a já ji zatím dávala jen v eurech z valutové pokladny, nikdy ne na účet, tak jsem z toho mimo.
I tak ještě jednou děkuji za radu i Váš, jistě drahocený čas!
Markéta

[Dahab]

Byla jsem pomalá ve psaní, tak snad jsem Vám poskytla odpověď i na druhý příspěvek. Každému spočítejte to, na co má nárok. Vše se přepočítává v kurzu České národní banky v den počátku pracovní cesty - najdete na internetu, to mám taky doložené jako součást vyúčtování pracovní cesty. Osobně bych vyplatila oba pracovníky, ten který dostal zálohu, by mi ji musel vyúčtovat, zřejmě tedy vrátit část peněz a ten druhý byl dostal celou částku. Jestli na účet nebo vyplatíte pokladnou, to už záleží na Vás jak se s nimi domluvíte. Buďte v klidu, to se vyřeší i bez doprošování kolegyně, která se starala o pokladnu.

[Marki]

Ještě jednou děkuji, jste moc ochotná, kéž bych takové kolegy měla ve své práci...
Hezký večer!
M.

[Dahab]

Zálohy u nás nedáváme, zatím s tím nebyl problém. A valutovou pokladnu taky nemáme. No a pokud tomu dobře rozumím, Vy jste zaslala pracovníkovi na účet např. 10 tis. korun v ten den, kdy odjel na pracovní cestu? Pokud by tomu tak bylo, tak bych v tom problém neviděla. A problém bych neviděla ani kdyby mu byla vyplacena záloha např. dva dny před odjezdem. Prostě dostal zálohu na účet v korunách. Brala bych to jak každou jinou zálohu, třeba na nákup kancelářských potřeb. To je jedno na co. No a vyúčtovávala bych to už podle skutečnosti, tj.den nástupu na pracovní cestu. Takže berná mince je den nástupu na pracovní cestu, takže kurzovní lístek tohoto dne je směrodatný.

[Marki]

Pravda je taková, že zálohu mu poslala na účet ještě ona kolegyně, která mi pokladnu předávala. A určitě to bylo pár dnů před odjezdem na služební cestu.
I tak díky za info!

[hanna]

Marki, "Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené ČNB a platné den vyplacení zálohy"- citace ZP § 183. Takže použijete kurz, který je platný v den vyplacení zálohy pro nároky na zúčtování CP u pracovníka, kterému byla vyplacena záloha. Každý CP vyúčtovat zvlášť. U pracovníka, který nedostal zálohu uděláte vyúčtování kurzem dne nástupu na PC. Tzn., že je možné, že každý bude mít jiný kurz vyúčtování CP. U prac., který dostal zálohu určitě dojde k přeplatku, takže vám přeplatek vrátí do pokladny. Pracovníkovi, který nedostal zálohu vyplatíte to co mu náleží podle vyúčtování CP. Každého je třeba řešit samostatně. Pokud měli nějakou společnou náležitost, třeba jízdenku, vyúčtováván to jen jednomu, protože on to platil (na CP o tom uvedu poznámku) a on si to pak sám vyřídí se svým "společným" kolegou. Já to takhle vidím nejčistší. Výborná je knížka, jak uvádí Dahab, "Cestovní náhrady ve školství od roku 2007" a "Cestovní náhrady 100 příklady školské praxe" od Ing. Karla Janouška. Doporučuji.

[Dahab]

Tak hanna vše upřesnila a myslím, že už nemáte problém. Já děkuji hanně za upřesnění taky, protože tím, že dopředu nevyplácíme zálohy, tak mi utekla skutečnost, že se vyúčtovává prac. cesta podle platného kurzu ČNB v den vyplacení zálohy. Takže jsem Vám poskytla nepřesnou informaci, za což se omlouvám . To co napsala hanna platí. A já ještě doplním zákoník práce §170 - zde najdete vše o sazbách zahraničního stravného.

[Marki]

Děkuji Danah i hanně!!! Teď mi je to jasné. Bez vás bych to udělala špatně, chtěla jsem je spočítat oba dohromady..
Ještě jednou moc a moc díky!!!!
Mějte krásný den,
Marki