Jak zkontrolovat účetní?

[petr87]

Dobrý den,
vím, že to asi nebude populární dotaz, ale potřebovali bychom nějak prověřit, zda naše účetní(ekonomka) správně účtuje, jestli má v účetnictví pořádek a vyzná se v něm? Můžete nám poradit, jak to poznat, odzkoušet, jakých účtu si všímat a jaké postupy zkontrolovat. Jsme školská PO zřízená krajem. Díky moc. P.

[Dahab]

Zdravím a na reakce na tento dotaz jsem velice zvědavá. Pokud máte nějaké podezření, že se děje něco nekalého, tak chápu, že Vás to zajímá. Ale pokud si chcete účetní jen tak prověřit a zkontrolovat, tak vězte, že pokud by bylo vše jasné a vyhlášky a zákony se jednoznačně vykládaly, tak tento komunitní portál by nevznikl. Když si přečtete např. pár diskuzních příspěvků v sekci "účtárna" tak uvidíte jak naši zřizovatelé /a je jedno jestli kraje nebo města/ nedokáží vydat jednotnou metodiku a vše se kraj od kraje liší.
Většina z nás získává informace a neocenitelné zkušenosti právě tady. I ze školení máme poznatky, že co lektor, to jiný výklad.

[refi]

až budu mít chvilku, tak sem napíšu, jaké kontroly si dělám každý měsíc po měsíční závěrce. co mi musí na co pasovat a pokud ne, tak musím vědět proč.

[petr87]

až budu mít chvilku, tak sem napíšu, jaké kontroly si dělám každý měsíc po měsíční závěrce. co mi musí na co pasovat a pokud ne, tak musím vědět proč.

Díky moc, budu rád za cokoli...

[refi]

takže jsem tu, času pořád málo, nějak to letos před sebou jen hrnu, místo aby to ubývalo

napíšu, jaké kontroly si dělám já, možná někdo přidá další. mám matné tušení, že už se to tu možná i někde řešilo ... (maličko tady viewtopic.php?f=13&t=133&p=4876&hilit=m%C4%9Bs%C3%AD%C4%8Dn%C3%AD+z%C3%A1v%C4%9Brka#p4876 )

dělám si měsíční závěrku pro sebe a čtvrtletní pro zřizovatele.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
kontrolu si dělám v hlavní knize, musí mi souhlasit:

- součet majetkových účtů 0XX (používáme 018 až 088) na účet 401 Jmění účetní jednotky. já tam mám například rozdíl nějakých 18 tisíc ve prospěch 401, protože na 401 0902 evidujeme nějaké drahé kovy (výuka chemie) a nevím,jak se jich zbavit (ale ten rozdíl dovedu zdůvodnit)

- zůstatek na výpisech z účtu v bance (běžný+FKSP) se musí rovnat zůstatku účtu 241 a 243

- pokud má vaše účetní rozdělený účet 241 analyticky (měla by mít) podle jednotlivých fondů, musí se jí rovnat i toto analytické rozdělení na účty 411 (fond odměn), 413+414 (rezervní fond) a 416 (investiční fond). pokud se jí toto nerovná, měla by vědět a zdůvodnit, proč nemá fondy finančně kryté.

- účet 243 a 261 xxxx (pokladna FKSP)se s největší pravděpodobností nebude rovnat účtu 412 (FKSP), protože tam vznikají rozdíly, které je také třeba umět zdůvodnit. uvádím zde příklad zdůvodnění např. z výroční zprávy při roční závěrce:

Rozdíl mezi fondem FKSP (412) a jeho finančním krytím (243 + 261 0600)

rozdíl -5 157,37 Kč
příděl do FKSP za 12/11 - převod v 01/12 10 860,79 Kč
rozdíl mezi poplatky za vedení účtu 243 a úroky za 12/2011 - převod v 01/12 199,08 Kč
stravné za 12/11 - převod v 01/12 -4 217,24 Kč
odměny vyplacené z FKSP ve 12/11 - převod v 01/12 -12 000,00 Kč

- účet 263 (ceniny) mi musí sedět na evidenci cenin, jejichž zůstatek i spotřebu mi měsíčně na sestavě předává sekretářka

- účet 314 (poskytnuté zálohy) musí souhlasit na opravdu poskytnuté zálohy. zde jsou hlavně zálohy na energie a v menší míře i nějaké jiné zálohy (např. na předplatné časopisů a pod.), je třeba umět tento zůstatek na účtu 314 rozpitvat a zdůvodnit, z čeho se skládá konkrétně

- účet 321 (dodavatelé) musí souhlasit s ještě neuhrazenými závazky vůči dodavatelům. tzn. že si vezmu již zaúčtované, ale ještě neuhrazené faktury, částky na nich sečtu a porovnám se zůstatkem účtu 321 (pokud nesouhlasí, tak hledám hledám hledám ) proto se i snažím, abych měla všechno co mi přijde, uhrazené před koncem měsíce. pak nemusí být na účtu 321 žádný zůstatek (ale to je někdy v rovině snů )

- účet 324 (krátkodobé přijaté zálohy) - tento zůstatek mi musí souhlasit na přijaté zálohy. v nich mám u nás především platby od studentů na školní akce apod. evidenci plateb studentů si vedu v excelu, takže tabulky z excelu mi pak musí souhlasit na součet účtu 324

- účet 331 (závazky z pracovněprávních vztahů) - zde mi zůstává částka, která odchází začátkem měsíce na účty zaměstnancům + případné výplaty v hotovosti. kontrolu si dělám na sestavu vytištěnou ze mzdového programu.

- účet 335 (pohledávky za zaměstnanci) - zde mi visí většinou provozní zálohy vyplacené zaměstnancům (školník, hospodářka atd.) a také zálohy vyplacené pedagogům před pracovní cestou (výlety apod.), vedu si jmenovitě analyticky

- účet 336 (zúčtování s institucemi ZP a SP) - opět jako na účtu 331 - zde by měl být zůstatek zkontrolován na sestavu z mezd, protože jde o odvody, které se začátkem měsíce odešlou z běžného účtu

- účet 342 (jiné přímé daně) - totéž jako 331 a 336, jen jde o odvod daně

- účet 377(ostatní krátkodobé pohledávky) - zde je třeba opět vědět, z čeho se pohledávky skládají, od koho peníze očekávám

- účet 378 (ostatní krátkodobé závazky) - totéž jako 377, jen jde o závazky

- účet 381 (náklady příštích období) - zde si opět vedu pomocnou tabulku v excelu, protože na tomto účtu je součet všech nákladů, které časově rozlišuji, což jsou většinou různá předplatná časopisů, případně webhosting a jiné služby, které hradím letos, ale do nákladů půjdou i v příštím roce), tento účet mám analyticky rozdělen právě podle toho, o co se jedná (předplatné, webhosting, softwarové licence, dlouhodobé kurzy)

- účet 521 (mzdové náklady) a 524 (zákonné sociální pojištění) musí souhlasit na sestavy ze mzdového programu. analyticky mám ještě rozděleny mzdy z projektů apod., to může mít každý různě, každopádně toto si ještě kontroluji i čtvrtletně na mzdovou statistiku P1-04

- účet 527 (zákonné sociální náklady) - zde opět kontrola mj. na mzdové sestavy, aby mi souhlasil odvod z mezd do FKSP (1% z HM), ale je zde také příspěvek na stravování zaměstnanců (vedu si ještě bokem v excelu)

- přiznám se, že nákladové a výnosové účty už se mi moc pitvat nechce, tam už je to o práci s výkazem zisku a ztrát, jednotlivými rozbory nákladů a výnosů podle členění na zdroje, ze kterých se generují. to už je potom spíše na osobní hovor, takže pokud byste potřeboval pitvat až takto na dřeň, tak mi napište soukromou zprávu a vyměníme si na sebe kontakty.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
nicméně .... to, co jsem tu popsala, nepostihuje samozřejmě úplně všechno, co si měsíčně kontroluji. ale pokud si projdete alespoň prvních pár bodů a budete vidět, že účetní si je ciframa jistá, dokáže je zdůvodnit a zůstatky jí sedí, jak popisuji, budete mít klidněji na duši, že se vaše účetní orientuje a věci rozumí. je to pak i na individuálnosti každé školy, s jakými účetními případy se která setkává více nebo méně a podle toho je můj návod aplikovatelný více či méně.

ufff



-

[kokoska]

Tedy Refi, jste opravdu důkladná

Kromě kontrol účetnictví se lze taky podívat do výkazů. Hlavně za čtvrtletí - ale je možné nechat si třeba vytisknout měsíční rozvahu a výkaz ZZ a podívat se na změny oproti minulému období. Nemusí se tomu říkat závěrka, je možno jen tak "nahlédnout".

My se u výkazů obvykle pozastavujeme nad mínusovými hodnotami, zejména u "trojkových" účtů (standardně bývá mínusová snad jen 388). Pokud má někdo mínusy třeba na účtech 314 a 324, je dobré se na to důkladně podívat, aby zde nevisely nějaké platby dodavatelům a odběratelům. Ani na majetkových účtech a zásobách by neměly být mínusy, dále nebývají ani na účtech nákladů a výnosů (kromě aktivace nákladů, ta se od nového roku účtuje mínusem do nákladů).
Na podrozvaze jsou mínusy taky zakázány.
Toto lze snadno ověřit na výkazech a trvá to cca 1 minutu.

No a samozřejmě neexistují mínusy na bankovních účtech, v pokladně a na ceninách. Neměly by být ani na účtech fondů.

V účetnictví se snadno kontroluje např. zaúčtování výplat k poslednímu dni předcházejícího měsíce - tj. zda částka na 331 (D) koresponduje s tím, co má být nebo bylo zaměstnancům vyplaceno, plus podívat se na účty 342 a 336 (D) k poslednímu dni předcházejícího měsíce a porovnat je s částkami, které byly na finanční úřad, ČSSZ a zdravotním pojišťovnám následně skutečně poukázány (strana MD).

[rucmaj]

Skvělé, vždy se nechám ráda poučit a se zájmem jsem přečetla, co všechno kontrolovat, vše dělám. Dá se říct, že neustále kontroluji a vidím, že postupuji správně. Díky za příspěvek.