kontrola v přímém přenosu :-)

naše zkušenosti z kontrol v jakékoliv oblasti naší práce

kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod refi » čtv 03. čer 2010 11:55:36

docela jsem přemýšlela, jestli na veřejné stránky něco takového dávat, ale nakonec si říkám, že pro ty, kteří ještě kontrolu svého zřizovatele neabsolvovali - je tu spousta nováčků jako já - může být trošičku návodem a představou, jaký průběh může kontrola mít. je mi jasné, že každý zřizovatel postupuje odlišně, ale v principu se budou stejně shodovat, protože koneckonců kontrolují stejné věci.

takže jdu na to. tři pracovní dny dopředu (!) se k nám ohlásila kontrola zřizovatele v počtu 3 pracovnic na cca 10 dní. nakonec díky povodním a nemožnosti včas dokončit předchozí organizaci, posunuli svůj nástup o více než týden. jak už to bývá, všechno zlé je k něčemu dobré, získali jsme cenný čas k nachystání všeho, co po nás požadovali dopředu. byl toho docela slušný seznam, nicméně u každého bodu bylo srozumitelné, co svým požadavkem myslí, proto jsme se do toho pustili a jeli bod po bodu.

1. den
pracovnice byly po úvodních formalitách usazeny v místnosti, která byla pro jejich kontrolu vyčleněna a kde už bylo vše potřebné - předem vyžádané - nachystáno. provedli jsme jen seznámení s tím, co kde najdou.
jak už to poslední roky bývá, setkávám se pouze s kontrolami, které se chovají slušně, příjemně, mluví klidným hlasem a to vše ovlivňuje velmi pozitivně naše nervy k prasknutí. pomalu z nás padá stres posledních dní.
nejdříve se pustily do směrnic - vnitřní platový předpis, účetní směrnice, organizační řád atd. je jasné, že až jejich prostudováním zjistí, jak organizace funguje a dle jakých vnitřních pravidel se řídí.
jedna pracovnice kontroluje vše, co se týká majetku, případných investičních dotací. druhá personalistiku. třetí pravděpodobně přímé náklady.
pustily se do práce a my se postupně vracíme k normálu, i když je to docela silné slovo :)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. den
pracovnice na personalistiku prochází směrnici a organizační schéma (pavouk), podle něj kontroluje stupně řízení a přiznané příplatky za vedení. zároveň po nás chtěla předem (pokud to bude možné) vytisknout zápočty praxe k 1.1.09, což mi vema umožňuje a proto měli všechno nachystáno. znamená to, že bude kontrolovat zápočty praxe a zařazení do platových stupňů. prověřuje i specializační příplatky a 13. platovou třídu.
dále kontroluje náplně pracovní činnosti, ze kterých musí jednoznačně vyplývat nejnáročnější práce, díky které má zaměstnanec přiznanou platovou třídu.
zároveň podle mzdových listů, kdo měl od kdy jaké příplatky a zda jsou ve spise založené platové výměry se změnami k těmto datumům.

pracovnice přes majetek chtěla vytisknout konta majetkových účtů se souvisejícími fondy, konto 511. zároveň také energie 502, vidět platební kalendáře vyplývající ze smluv, 314 a 389.
dále kontroluje inventarizaci trojkových účtů k 31.12., pohledávky, závazky atd.

tak, druhý den máme za sebou. :drinks: dnes vše proběhlo bez kontroly přímých nákladů, všechny tři pracovnice přijdou zase zítra. musím opět konstatovat, že vše probíhá v přátelském duchu, úsměvy, klid, žádný velký tlak. asi na mě vidí, jak by zvýšení hlasu se mnou seklo někam do kouta :mosking:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3.den

je pátek, předpovědi nás děsí sluníčkem a horkem, naštěstí je venku chladno, po dešti a stále zataženo, takže žádné revoluční změny se nedějí :mosking:
ve škole klid, paní kontrolorky konají svou práci a já se pouštím do té své, která mi poslední dny pořádně stagnovala. a protože je paťulínek, mohli bychom dnes všichni po obědě domů. zkusím to kontrole navrhnout O:-) třeba tu už dnes nebudu mít co psát :oops:

tak opravdu zatím dnešek tak nějak v poklidu, nějaká drobná vysvětlení k závazkům a pohledávkám, dohledání ve vnitřních dokladech. v personalistice našli drobnou chybičku, to ale pak popíšu hromadně po ukončení kontroly. úsměvy ale trvají dále, pracovní atmosféra je ale přece jen stále hodně intenzivní. a sluníčko už svítí i tady a tak se zase všechno vnímá trošičku optimističtěji.

a je to tady, třetí den jsme ustáli doufám bez ztráty bodu a i když byl docela náročný - alespoň pro mě - pohodičková atmosféra stále trvá. musím opět ocenit přístup našich paní kontrolorek - věcný, klidný, antistresový :D :thumbs up: hodně jsem dohledávala, vysvětlovala a to na všech třech frontách, protože u nás dělám účto, personalistiku i mzdy. většina dotazů jde tedy na mně, ale vždy jsme se dopočítaly a došly ke shodnému závěru. je dobře, že kontrolují rok, který mám ještě stále v živé paměti a proto mi k některým částkám okamžitě vyskočí i celý účetní případ. nicméně tak nějak cítím, že už jsme se obě strany sehrály a víme, co můžeme čekat od nich a oni od nás. prostě taková ta počáteční nejistota se pomalu vytrácí a mluví se o věcech otevřeněji. jinak není moc co dodat k objemu dnešní kontroly, v podstatě pokračují v tom, co se začalo v prvních dvou dnech.
děkuji vám všem za podporu, tento víkend si pořádně užiju a pak už jen přežít další týden. je to pro nás i první prověrka vnitřního kontrolního systému, proto zde pak napíšu, co na něm máme ještě vylepšit.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4.den

je pondělí po krásném víkendu a o to horší návrat zpět do reality. na stole hromada práce a myšlenky neustále zalétávají ke kontrole.
dnes přišly paní kontrolorky skoro nepozorovaně a začaly pracovat.
paní přes personalistiku kontroluje detailně dohody o pp a pč, výkazy k nim, návaznost na mzdové listy.
paní na přímé náklady - doklad po dokladu, co vše se kupovalo z onivu. také jaké vnitřní kontroly jsme v loňském roce prováděli. tzn. následné kontroly dle vnitřního kontrolního systému. kontrola odebrané stravy, na kterou byl poskytnut příspěvek organizace (u nás z provozu, z onivu i z fksp).
paní kontrolorka si vyžádala všechny smlouvy o penzijku, protože zaměstnancům z fksp přispíváme. zároveň chtěla vidět, kde si evidujeme, jestli zaměstnanec nepřekročil roční nárok příspěvku z fksp na rekreaci, kulturu, sport atd. já si to dělám v tabulce v excelu.
a došlo už i na cesťáky!! zatím jsem byla pochválena za cesťáky - lépe řečeno jejich vyúčtování - v softwaru AUTOPLAN!!! moc se jim to líbilo a myslím, že máme nějaké plusové body do foroty :)
teď je vzala paní ředitelka na obhlídku školy, aby viděly, jaké máme prostory a vybavení. dnešek jsme tedy zase ustáli a na závěr zde napíšu, co všechno jsme mohli na místě opravit či doladit. uff, ještě prý dva dny ;)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5.den
dnes hned po ránu přišla potěšující informace. kontrola skončí už dnes!!! :o :)
a dnes je opravdový finiš - cesťáky a vše, co s nimi souvisí. školní akce, návaznost na výběr peněz od žáků, vyúčtování, dohody o hmotné zodpovědnosti u učitelů, kontrola stravného a ostatních výdajů, prostě to, co mi dává nejvíc zabrat.

tak a je to definitivně za námi. ve 13 hodin nás paní kontrolorky seznámily se závěrem kontroly. musím říct, že jsem nadmíru spokojená s výsledkem. a ony byly evidentně spokojené taky :)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
vkládám zde slíbený závěr z naší kontroly:

co nám bude dáno do zápisu:
- odpis loni koupené myčky nádobí byl učiněn ve stejném měsíci, kdy byla zařazena do majetku, což odporuje zásadám, které nám zřizovatel stanovil (odpis až od následujícího měsíce)
- zařazení kuchařky ve výdejně do 4.platové třídy – má mít 3. platovou třídu, protože nevaří. naštěstí pracuje jen 3 hodiny denně, takže nedošlo k velkému přeplatku
- zaplacené plné stravné u výletu, kde byla v ceně ubytování i plná penze – vzniklo to tím, že jely dvě třídy týden po sobě na stejný 3denní výlet a u té první třídy v ceně ubytování plná penze nebyla, lépe řečeno žádná strava nebyla zdarma. tak jsem to pak neuhlídala u druhého výletu, kde ale na faktuře (při stejné ceně jako u prvního výletu) bylo výslovně uvedeno, že je v ceně i plná penze). zajímavé, že dva stejné výlety za stejné ceny a u jednoho je v ceně plná penze a u druhého žádná strava. těžko dnes říct, jak to vlastně bylo správně. naštěstí se jedná asi o 200 kč.

ani v jednom případě nám tyto chyby nekvalifikují jako porušení rozpočtové kázně. bude to uvedeno pouze v zápise z kontroly, odstranění je na nás a závěru naší škodní komise.

a teď doporučení:
- v případě hmotného daru, který pouze zařazujeme do majetku, jsem účtovala pouze 028/088. bylo mi doporučeno účtovat 028/902 a 902/088 (rok 2009) letos podle nové syntetiky. budu tedy mít na konci roku v obratech (pod vlastní analytikou) součet hmotných darů
- u školních akcí, které zasahují do účetnictví často i v několika měsících (příjem peněz od studentů, zaplacení zálohy na ubytování, záloha na výdaje při samotném výletu, vyúčtování, vrácení přeplatků nebo doplatků od studentů, cesťáky vyučujících) mám na závěr udělat nějaký sumář účetních dokladů, které se týkají této konkrétní akce. musím říct, že už jsem nad tím uvažovala, že to začnu dělat letos, tak už tedy přestanu uvažovat a dělat to začnu 
- vnitřní kontrolní systém – podepisovat správce rozpočtu i všechny smlouvy, které uzavíráme (příjmy i výdaje) – např. na energie, pronájmy, stravování (vaří nám jiná škola), telefony, internet, ostraha objektu atd. u všeho totiž já jako správce rozpočtu musím dát parafu a stvrdit, že na to budeme mít v rozpočtu peníze, případně že tento příjem neodporuje zásadám stanoveným zřizovatelem
- vnitřní kontrolní systém – následné kontroly (děláme měsíčně kontrolu docházky v návaznosti na odebranou stravu, čtvrtletně kontrolu pokladny a cenin, roční inventarizaci pohledávek a závazků, zůstatků na účtech atd., namátkově kontrolu vnitřních dokladů). bylo nám doporučeno dělat čas od času kontrolu splatnosti faktur, případně kontrolu různých statistik nebo se zaměřit třeba na kontrolu přímých nákladů apod. máme ve vnitřním kontrolním systému tabulku oblastí kontroly, kde je uvedeno, kdo jaké dokumenty ve škole vypracovává (pedagogické, finanční, majetkové, mzdové, personální atd.), kdo je kontroluje. takže si do této tabulky přidáme ještě jeden sloupec a do něj budeme pak psát datum, kdy to prošlo kontrolou – musí být vždy dva podpisy.
- v náplni pracovní činnosti u učitelů s 12. třídou jsme měli napsáno „výchovně vzdělávací činnost“ a podle katalogu prací má být správně uvedeno „výkon komplexní výchovně vzdělávací činnosti…..“. prostě u každé kategorie zaměstnanců uvést do náplně pracovní činnosti tu nejnáročnější práci, kterou vykonává, aby bylo obhájeno zařazení do platové třídy, nejlépe tedy opsat z katalogu prací kvůli přesnému znění


za co nás pochválili:
- vedení osobních spisů – mám v každém osobním spise několik průhledných euro složek, do kterých řadím dokumenty, které spolu souvisí:
- pracovní smlouvy a případné změny
- platové výměry
- osobní příplatky
- příplatky za vedení
- specializační příplatky
- pověření k výkonu různých funkcí
- preventivní prohlídky
- doklady k zápočtu praxe a samotný zápočet praxe
- doklady o vzdělání a kurzech
- atd.
to znamená, že u jednoho člověka mám ve spise třeba deset euro složek a do každé řadím podle času a účelu, co do ní patří. když pak kontrolor spis např. paní novákové otevře a chce vidět třeba příplatky za vedení, jak se u konkrétního člověka vyvíjely (změny zrovna vloni změnou tarifních tabulek), vyndá si pouze složku s příplatky za vedení.

- za vedení školních výletů a akcí v účetnictví školy (to prý málo škol dělá a dělat to musí). u nás máme ve vnitřní účetní směrnici, že do účetnictví školy vstupují školní akce, které trvají déle než jeden den, případně zahraniční akce, které trvají jeden a více dnů (třeba jednodenní Vídeň). účtuji pouze přes trojkové účty, ale automaticky kontrolují pokud je vystaven cesťák pro učitele, musí být i celá akce včetně peněz od studentů v účetnictví školy. zároveň automaticky kontrolují, zda má pedagog, který za takový výlet finančně zodpovídá (bere zálohu, platí na místě vstupné atd) ve spise dohodu o hmotné zodpovědnosti.

- za cestovní příkazy vedené v programu Autoplan, viz reklama na tomto fóru. říkaly, že se jim vyúčtování pracovních cest vyjeté z programu moc a moc líbí, byly opravdu velmi nadšené. na závěr kontroly jsem jim udělala jakousi předváděčku, jak program funguje, jaké sestavy i grafy vyjíždí a byly opravdu v úžasu. vzaly si na výrobce kontakt a budou prý tento program doporučovat při dalších kontrolách. cena jim připadala naprosto přiměřená tomu, co program umí. moc se jim taky líbilo, že když mi jede na stejnou pracovní cestu více lidí, zadám všechny údaje pouze u jednoho a napíšu, kdo byl jeho spolucestující a program mi okamžitě nabídne zkopírování všech údajů o cestě i k těmto cestujícím a nemusím to každému zadávat znovu. prostě Autoplan zabodoval a já se vůbec nedivím.

- za kontrolu odebrané stravy a docházky. děláme to opravdu každý měsíc a je z toho zápis a případné vratky „hříšníků“ do pokladny.

- celkově nás pochválili za směrnice, za což vděčím radilkám mým nejmilejším, tedy vám :thumbs up:

a to je vše, milé kolegyně. mám z kontroly dobrý pocit, ale nerada bych vyvolávala dojem, že se u nás dělo něco mimořádného. prostě setkáváme se s tím každá a já to čekala od doby, kdy jsem tu nastoupila, tedy 3 roky. a naposledy tu byli před sedmi lety. byl to pro mě jakýsi neustálý stres, protože jsem vůbec netušila, co mám čekat. musím říct, že teď se mi bude pracovat mnohem volněji, protože mě snad další kontrola čeká až kdoví kdy :)

ještě jednou děkuji za podporu. celkem jistě jsem se cítila ve mzdách a personalistice, to je moje parketa už delší dobu, naproti tomu účto se učím hlavně tady na radime si a tak dobrý výsledek i vaše zásluha!!! řekla bych, že se tu dá směle říct NÁROD SOBĚ !!! :drinks:

-
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3363
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: kontrola (v přímém přenosu)

Příspěvekod merci » čtv 03. čer 2010 12:57:48

Určitě pokračujte, ať se trochu poučíme. A přeji vám, ať vám nic nenajdou. :bye:
merci
 
Příspěvky: 135
Registrován: pon 30. bře 2009 10:17:00

Re: kontrola (v přímém přenosu)

Příspěvekod marcela57 » čtv 03. čer 2010 13:24:52

Milá refi, určitě pokračujte, ztráta času to zajisté není, každý přivítá jakoukoliv zkušenost.
Přeji též, ať máte vše v pořádku, ale to Vy určitě mít budete!!!! :thumbs up: :thumbs up: :thumbs up:
marcela57
 
Příspěvky: 56
Registrován: stř 04. bře 2009 15:05:42

Re: kontrola (v přímém přenosu)

Příspěvekod kozmova » čtv 03. čer 2010 13:27:11

Refi - určitě pokračujte, myslím, že nám to jen pomůže. Já osobně se ráda přiučím a pokud najdu něco co dělám jinak, tak se na to zaměřím. Přeji Vám ať kontrola dobře dopadne a můžete slavit :drinks:. Hezký den :bye:
Uživatelský avatar
kozmova
 
Příspěvky: 134
Registrován: pon 15. úno 2010 8:45:06

Re: kontrola (v přímém přenosu)

Příspěvekod refi » čtv 03. čer 2010 13:40:00

děkuji moc, milé kolegyně. pomáháme si tu navzájem, beru nás jako jednu velkou rodinu, není co skrývat a za co se stydět. naložili na nás hodně a všechny víme, jak je to náročné. všem nám pomáhají zkušenosti druhých a samy víme, jak pomůže každé hřejivé slovo. ještě jednou děkuji, budu tedy pokračovat :thumbs up: :)
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3363
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: kontrola (v přímém přenosu)

Příspěvekod jajas » čtv 03. čer 2010 13:46:38

refi, úžasný nápad!!! Naprosto přesně vidím ty dámy, jak jsou obloženy složkami a papíry, které dopodrobna studují. Jako bych tam byla osobně. Docela mne to napíná! Ale věřím, že u Vás bude vše v pořádku.
jajas
 
Příspěvky: 242
Registrován: čtv 05. bře 2009 7:54:50

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod Dahab » pát 04. čer 2010 7:34:13

Milá refi, pokračujte!!! Klobouk dolů před Vámi, že i v takové stresové situaci jako kontroly bezesporu jsou si najdete na nás všechny čas a vypíšete zde své pocity a popíšete průběh kontroly. Držím palce ať vše zvládnete na výbornou. Jste úžasná a máte super nápady! :thumbs up: :bye:
Uživatelský avatar
Dahab
 
Příspěvky: 372
Registrován: stř 04. bře 2009 21:29:59

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod Deny » pát 04. čer 2010 11:00:28

Refi,
držím moc palce, učitě každá zná ty "příšerné" pocity před jakoukoliv kontrolou a cítí ten balvan, co padá s odcházející kontrolou.
Opravdu máte úžasné nápady a díky vám tady všichni tak nějak "spolu fungujeme".
Tak ještě jednou - ať to dobře dopadne a posílám vám na Moravu sluníčko, které tady už v Čechách je a které tolik chybí - hezký víkend všem :drinks:
Deny
 
Příspěvky: 21
Registrován: stř 04. bře 2009 8:37:05

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod KateřinaK » pát 04. čer 2010 12:30:58

Děkuji za výborný nápad a přeji Vám hodně štěstí, klidné nervy a úspěšný výsledek.
Poprosila bych jen, abyste trochu přiblížila velikost Vaší školy. Když píšete, že Vás kontrolují tři lidé 10 dní ....
My jsme ZŠ a MŠ zřízená obcí a kontrola zřizovatele vypadá tak, že kontrolní výbor řekne "přineste loňské účetnictví", já si naložím velkou kabelu papírama, odnesu na obec, tam se do toho kouknou tři lidé a za půl hodiny je hotovo. Pak jsem zažila ještě ČŠI, ale ta se zaměřila spíše na účelné využití finančních prostředků než na účto jako takové. Jiné zkušenosti zatím nemám.
KateřinaK
 
Příspěvky: 276
Registrován: úte 16. úno 2010 11:48:41
Bydliště: Chornice, Pardubický kraj

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod refi » pát 04. čer 2010 14:17:35

kateřino, tak to můžu jen závidět, že hodíte účto do kabely a jdete :drinks: jen pokladna má pět šanonů, faktury dalších pět, výpisy, vnitřní doklady atd jsou další a další šanony. k tomu osobní spisy, mzdové listy, směrnice. než to nanosím po kontrole zpět k sobě, tak se pěkně zapotím. hospodářka má hromady inventarizačních knih, smlouvy atd.
jsme střední škola s cca 60 zaměstnanci, bez jídelny, pouze s výdejnou. roční objem peněz ať už na provoz nebo přímé náklady dělá 27 mil. kč, takže z toho pak vyplývá slušná řádka dokladů a možnosti chyb. čši jsme měli loni v listopadu, na 3 dny, z toho na ekonomiku 1 den a asi jako všude - zaměřená evvo, ict atd. to byla brnkačka, i když těch tabulek co poslali předem ... :? :mosking:

hezký víkend milé kolegyně :bye: :bye: :bye:
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3363
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod refi » pon 07. čer 2010 15:20:20

tak jsem tam zase přidala dnešní den. ani jsem moc nevnímala, jak je dnes venku krásně, proč asi? :D :crazy:
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3363
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod refi » úte 08. čer 2010 13:58:43

milé kolegyně a radilky, máme to konečně za sebou. původní předpoklad trvání kontroly byl do pátku,nakonec se to dnes všechno uzavřelo. ještě jsem stále v "nouzovém režimu", takže moc nevnímám. že to opravdu skončilo :oops: :D
dejte mi den dva a sepíšu všechno, co by se mohlo ostatním hodit ke kontrole nebo zlepšení vlastní práce :)

moc děkuji všem za podporu, máte ji ode mně taky, když je řada na vás. myslím, že se dokážeme moc dobře vcítit do každého, kdo tohle prožívá. ještě jednou díky :thumbs up: :drinks:
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3363
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod hanna » úte 08. čer 2010 14:17:22

Refi, gratuluji Vám ke šťastnému konci a běžte slavit.
hanna
 
Příspěvky: 383
Registrován: čtv 12. bře 2009 6:58:06

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod agama » úte 08. čer 2010 14:33:49

Taky se připojuji s gratulací ... ale tušila jsem že se u vás žádných velkých prohřešků nedopátrají, protože jsme to všechno vychytali na RADIMESI :D :D
Tak teď ještě aby to ocenilo i vaše vedení a hurááá ..... do další práce [:-}
Uživatelský avatar
agama
 
Příspěvky: 516
Registrován: stř 04. bře 2009 15:45:44
Bydliště: Valašsko

Re: kontrola v přímém přenosu :-)

Příspěvekod Dahab » úte 08. čer 2010 18:46:32

Milá Refi, moc moc gratuluji :thumbs up:!!!! Vím z vlastní zkušenosti jak je to osvobozující pocit, když kontrola zamává na odchod a ještě dopadne výborně :yahoo: A ještě kdyby paní kontrolorky věděly, že jste naší "ředitelkou" na radimesi!!!! :mosking: Určitě by Vás vzaly sebou do kontrolního týmu. Takže ještě jednou srdečně blahopřeji a oddychujte v rámci pracovních možností. :bye:
Uživatelský avatar
Dahab
 
Příspěvky: 372
Registrován: stř 04. bře 2009 21:29:59

Další

Zpět na Co nám kontroly vytýkají?

Kdo je online

Uživatelé procházející toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 2 návštevníků