Radíme si.cz

Dobrý den,
šéf se nám vrátil ze školení ohledně spisové služby a prý špatně vyřizujeme poštu. Máme knihu došlé pošty, kam zapisujeme vše co došlo a odeslané pošty, kde je zapsané vše odeslané. Prý má být jedna kniha, kde se postupně za sebou zapisuje vše, co přišlo i odešlo?! Tzn. žádné rozlišení došlá a odeslaná pošta. To tedy bude asi zmatek. Je to opravdu tak? Díky za odpověď.

už teda pár roků poštu nedělám, ale měli jsme jednu knihu pošty a to už proto, že pokud posílám odpověď na nějakou došlou poštu, musí mít stejné číslo jednací - došlá pošta i ta odchozí, tzn. že v praxi bylo vše v jednom řádku. tenkrát jsem si na to vytvořila v excelu knihu pošty podle nějaké knihy pošty ze sevtu.

jo a ještě poznámka - mi to připadalo naopak přehlednější, než mít dvě knihy ...

Děvčata pozor, od 1.1.2010 mají školy za povinnost vést knihu pošty v elektronické podobě. Do 30.6. dle sdělení archivu se toleruje vedení v exelovské tabulce, která má náležitosti tzv. Podacího deníku. Vést 2 knihy pošty se snad nesmí asi tak 3 roky. Vše v jednom, já to dělám tak, že to rozlišuji barevně pro lepší přehlednost. Do podacího deníku se zapisuje jen pošta, která se musí evidovat. Tzn. faktury, poštu účtáren, eviduji v knize pošty, ať mám podpis a co je důležité v Podacím deníku. Zákon o spisové a archivní službě je pěkná hrůza, ale je to součást inspekce. Věřím tomu, že teď když je nařízení o vedení v elektronické podobě to budou kontrolovat. Tak bacha.

a jakým způsobem vést (a jakou) knihu, když všechna pošta, která přijde přes poštu se přijímá na centrále (jsme sloučené tři školy a každá má sídlo jinde) a teprv pak se rozděluje na jednotlivá střediska? Pokud mi přijde něco typu žádosti, stížnosti či podnětu který mi je jasné že musím zaevidovat, tak vedeme tzv. Evidenci, ve které mám seznam řešených věcí a na každou věc eurodesky s "košilkou" na kterou vypisuji kdy přišlo, do kdy vyřešit, co to je, jak a kdy bylo vyřešeno..
no a pak mám klasickou papírovou knihu odeslané pošty kam zapisuji komu co posílám... pokud bych to měla vést elektronicky tak mě nenapadá jiná možnost než excelovské tabulku - žádný jiný soft tu na to nemám....

Ale od 1.7. si budete muset nějaký sehnat, vyšlo to novou vyhláškou. Potvrdili mi to v Archivu.

Pro DD, DÚ, VÚ a SVP doporučuji zakoupení programu Evix - http://jurisdix.cz/popis-evix.htm. Program Evix obsahuje kromě mnoha funkcí, taky elektronickou spisovou službu.

Ano, souhlasím, s účinností od 1.1.2010 je opravdu povinností škol vést spisovou službu elektronicky. Pokud má škola více pracovišť, měla by evidovat všechnu jak došlou tak odeslanou poštu úřední povahy v elektronickém podacím deníku. Dle sdělení archivního inspektora na školení 1.4.2010 (platí pro školy zřizované JMK) pro Jihomoravský kraj, bude archiv ještě do konce roku 2010 shovívavý, od 1.7.2010 by ale měl být veden alespoň zkušebně el. podací deník. Od 1.1.2011 je ale už kontrola ze strany MZA se všemy důsledky (a sankcemi) možná, takže i u nás musíme vše dát do pořádku a vést podací deník elektronicky. Veškeré potřebné informace najdete v platném znění zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášce 191/2009 Sb., nebo také na www.mvcr.cz, v sekci O nás/archivnictví a spisová služba/Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, případně elektronický podací deník zdarma na www.spisovka2.cz. Taktéž nejpozději od 1.7.2012 musí být vydán v souladu s platnými předpisy Spisový řád (už neuvádět Spisový a skartační řád) - vzory spisových řádů najdete na www.mza.cz v sekci Předarchivní péče.

Dobrý den,
ano je to tak. Kniha odesl. a došlé pošty už pouze v jednom. Jmenuje se to podací deník (www.sevt.cz). Na web. stránkách uvidíte i vzor. Dost si na to nemůžu zvyknout, je to hodně nepřehledné! Řekla bych, že jedinou výhodu to má v tom, že se zde rovnou zapisuje archivač. znak a skart. lhůta, takže pak při archivaci je to jednodušší.
Také jsem byla na jiných školách zvyklá mít 2 knihy - pošta odeslaná a pošta došlá. Bohužel.

A je jasné, že stejně nás všechny čeká elektron. podací deník
Tak snad to zvládneme.

Prosím Vás, máte některá z Vás šikovných holek nějaký dobrý program na elektronickou spisovou službu ? Poraďte. Děkuji

Milé radilky. Tuto rubriku jsem opomíjela, aprotože poštu jsem nedělala. Ale teď mám času habaděj, a tak si čtu a nestačím se divit. Vůbec nechápu, jak dnes někdo může napsat, že vede dvě knihy - došlá a odeslaná pošta. To snad nebylo nikdy možné. Přece je ideální a logické vést poštu v jedné knize. Pokud si dobře vzpomínám, tak např. když došel dopis, zapsal se datum, od koho, v jaké věci, komu přiděleno a zůstaly volné kolonky odesláno a ukl. znak. Pokud to byl dopis jen k informaci - pak se tam zapsalo založeno a ukl. znak. Pokud se na něho mělo odpovědět, pak se tam zapsalo komu a kdy se odpovědělo a ukl. znak a dopis odešel pod stejným číslem, pod jakým přišel. Jednou za měsíc se kniha kontrolovala, a pokud kolonka odesláno byla prázdá, tak se zjišťovalo proč. Tak se automaticky hlídaly i termíny k vyřízení. A dopisy zasílané z vlastního podnětu se zapisovaly stejně, jen do kolonky od koho se napsalo vlastní. Nic přehlednějšího a jednoduššího neznám

anah.01 píše:Prosím Vás, máte některá z Vás šikovných holek nějaký dobrý program na elektronickou spisovou službu ? Poraďte. Děkuji

Hezké odpoledne, jsme ZŠ, zatím máme na poštu tabulku v Excelu, ale dostali jsme nabídku od firmy HVH Systém Jičín
(www.hvhsystem.cz), kde je možné si vyzkoušet elektronickou spisovou službu jako online aplikaci na demo.spisovkaproskoly.cz,
zdarma lze vyzkoušet - přihlašovací jméno: demo, heslo:demo. Mám s nimi domluvenou návštěvu u nás, kde mi ukáží vše podstatné,
co aplikace obnáší. Provoz funguje na serveru firmy, cena služby (zatím) je Kč 450,-měsíčně. Chtěla bych v této aplikaci pracovat od ledna 2011,tak jsem zvědavá, jak to bude vypadat. Zdá se mi to docela přehledné a i celkem jednoduché oproti jiným nabídkám. Tak uvidíte, jestli se Vám to bude chtít vyzkoušet.
Hezký zbytek dne - Deny

Zdravím vás všechny.Díky za každý příspěvek, je to povzbuzující, že občas netápeme sami. Mám prosbu, můžete mi někdo prosím poradit dobře fungující spisovou službu?Cenový limit mám kolem 3000,-Kč?
Popř. jestli vám někomu vyhovuje spisovka2?
Díky za odpovědi.

Deny píše:

anah.01 píše:Prosím Vás, máte některá z Vás šikovných holek nějaký dobrý program na elektronickou spisovou službu ? Poraďte. Děkuji

Hezké odpoledne, jsme ZŠ, zatím máme na poštu tabulku v Excelu, ale dostali jsme nabídku od firmy HVH Systém Jičín
(http://www.hvhsystem.cz), kde je možné si vyzkoušet elektronickou spisovou službu jako online aplikaci na demo.spisovkaproskoly.cz,
zdarma lze vyzkoušet - přihlašovací jméno: demo, heslo:demo. Mám s nimi domluvenou návštěvu u nás, kde mi ukáží vše podstatné,
co aplikace obnáší. Provoz funguje na serveru firmy, cena služby (zatím) je Kč 450,-měsíčně. Chtěla bych v této aplikaci pracovat od ledna 2011,tak jsem zvědavá, jak to bude vypadat. Zdá se mi to docela přehledné a i celkem jednoduché oproti jiným nabídkám. Tak uvidíte, jestli se Vám to bude chtít vyzkoušet.
Hezký zbytek dne - Deny

Dobrý den, tuto jejich spisovku jsme také zkoušeli, a přišli jsme na to, že se jedná o program, který je možné získat ze stránek http://www.oss.cz/cs/opensource-spisova ... nou-spravu a používat zcela zdarma, tak proč za to někomu každý měsíc platit? Instalaci zvládnul náš člověk, který zhotovil naše www stránky.

30.12.2010 vyšla novela zákona, podle které se může škola rozhodnout, zda vést podací denník v elektronické či listinné podobě.My jsme neustále čekali na zřizovatele, který nám slíbil hostování na jejich deníku, nestalo se tak do konce roku, takže stále povedem v listinné podobě.Někdy se i ta liknavost vyplácí

Jaké je to prosím číslo zákona?