Spisová služba školy v listinné podobě

[Renuls]

Dobrý den, převzala jsem sekretariát po paní která šla po 35 letech do důchodu.
Vzhledem k těžké životní situaci mi nepředala žádné informace jak tuto práci vykonávat.
S leda s čím si poradím ale spisová služba je pro mne záhadou.nez půjdu na školení je zde někdo ochotný že by mi poradil.
Nejvíce mě trápí to jak zpracovat dokument který mi přijde do datové schránky jak s ním naložit.
Spisovou službu vedeme v listinné podobě a ona vše zapisuje pouze do excelovské tabulky...ti jsem už vyčetla že je špatně takže asi přepisu do 1.1.2023 po současnost do tiskopisu podacího deníku.
Kdy založím spis? Třeba když se přihlásí nivy žák do školy? Tak všechny dokumenty co se toho týkají budou v jednom spisu?
Mockrát děkuji za spolupráci, rady a pochopení

[Milarka]

Zavolejte/napište si do svého okresního archivu, měli by dělat i metodiku spisové služby. Pro začátek si vemte k ruce zákon 499/2004 a vyhlášku 259/2012, obojí v nyní platném znění. Ptejte se i u zřizovatele, jestli mají zkušenosti se spisovou službou (měli by mít).
Excel je špatně, podací deník je potřeba. Ale hlavně byste měla mít směrnici, Spisový řád, ze které ty postupy vyčtete. Časem (do pár let) vás bude čekat přechod na elektronickou spisovou službu. Spis se otvíral k věcem, kde bylo více dokumentů. Podle nového znění musí být každý dokument zařazen do spisu, ale na zařazení této povinnosti do systému spisové služby máte dva roky (zatím).

[Renuls]

Tak už jsem toho dnes dost načetla ale ještě jsem nenašla zda a případně jak se eviduje E-neschopenka.
Přijde oznámení o vzniku, přijde info ke vzniku, většinou info o trvání a pak ukončení.
Jak tyto zprávy evidovat prosím?

[skolka]

Jak je to u mateřské školy se spisovou službou, zatím nemusí být v el.podobě.
Kdo se u Vás tím zabývá, tvoří směrnici?
M.

[jitumk]

Spisovku už u nás naštěstí dělá někdo jiný, ale první směrnici jsem vytvářela já.
Na školení nám tenkrát poradili použít tento vzor https://www.mza.cz/predarchivni-pece/vz ... ich-planu/ a upravit na naše potřeby. Pak jsem ho zaslala ke kontrole na náš archiv, pod který spadáme, tak mi to připomínkovali, já upravila, opět poslala na posouzení, a pak bylo vše OK. Paní z archivu byla velice ochotná a tento postup jí zcela vyhovoval.

[Milarka]

Tak už jsem toho dnes dost načetla ale ještě jsem nenašla zda a případně jak se eviduje E-neschopenka.
Přijde oznámení o vzniku, přijde info ke vzniku, většinou info o trvání a pak ukončení.
Jak tyto zprávy evidovat prosím?

Zavést si nějaký systém vytváření spisů. Vždy počátek, průběh i konec neschopenky mít pohromadě podle jednotlivých lidí, ideálně co člověk a rok, to spis.

[Milarka]

Jak je to u mateřské školy se spisovou službou, zatím nemusí být v el.podobě.
Kdo se u Vás tím zabývá, tvoří směrnici?
M.

Školky, pokud jsou samostatné, pak nemusí řešit spisovou službu podle archivního zákona, ale nějakou evidenci doručené a odeslané pošty by mít měli. Také záleží, co po nich bude chtít zřizovatel a jaké jim případně poskytne vybavení k vedení spisové služby (může třeba udělat společné výběrové řízení na elektronickou spisovou službu pro svůj úřad i zřizované organizace, pak Vám bude dělat i metodiku).

Směrnici si schvalujete sami, ale doporučuje se konzultovat znění směrnice v příslušném okresním archivu. Po schválení byste měli zaslat schválený spisový a skartační plán do archivu k uložení do spisu o fondu Vašeho úřadu/školy, lepší je zaslat celou směrnici, aby v archivu byla uložená informace o tom, jak vedete spisovou službu a jak ukládáte dokumenty. Při zasílání směrnice k uložení nezapomeňte na průvodní dopis, kde vysvětlíte, proč zasíláte směrnici. A také datum platnosti směrnice.

[skolka]

..nám nikdo nepomáhá...až přijde kontrola z města, tak vytýká co nemáme správně:(((
Který odbor zřizovatele (město 10tis.) by měl tedy pomáhat, je to někde dané, jak a s čím by měl pomáhat...atd.?
Tady je odbor školství, ale tam jde jen o zasílání tabulek, účetnictví ani ničemu jinému nerozumí.
M.

[Milarka]

..nám nikdo nepomáhá...až přijde kontrola z města, tak vytýká co nemáme správně:(((
Který odbor zřizovatele (město 10tis.) by měl tedy pomáhat, je to někde dané, jak a s čím by měl pomáhat...atd.?
Tady je odbor školství, ale tam jde jen o zasílání tabulek, účetnictví ani ničemu jinému nerozumí.
M.

Spisovou službu má většinou na starosti odbor tajemníka a vnitřních věcí, dále potom také IT oddělení.