předběžná kontrola u pokladních výdajů

předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod luki » pát 27. úno 2015 7:42:39

Chci jen poradit jak vyřešit kontrolní systém pokladny, tak sebe, ale hlavně ředitele nezatížila zbytečným papírováním.

Realita je taková:
Neděje se skoro žádný nákup, o kterém by nevěděl ředitel. Schválí vše ústně.
Ráda bych, aby to bylo potvrzeno na papíře. Na druhou stranu nechci ředitele zbytečně zatěžovat papírováním. Nejsme velká organizace, takže nákupy se dají uhlídat.

VÝDAJE POKLADNOU:
1) Mám vyhotovený limity pro dr. výdaje pokladnou na měsíčně... rozumím tomu, že to je
1. fáze předběžné řídící finanční kontroly, chci se tím vyhnout veškerým žádánkám o nákup a objednávkám.

2) Vím, že ideální stav by byl, aby každý měl podepsané paragony od ředitelkym, nebo nějakou žádanku o proplacení výdajů a pak doklady zaměstnanec přinesl k proplacení.

Mohu to udělat tak, že paragony za jeden nákup nalepím na papír, na ten papír dám razítko, kde je uvedeno, že to je 2. fáze předběžné řídící finanční kontroly a tam se mi ředitel(příkazce operace) a následně správce rozpočtu podepíše? A tím je 2.fáze "odbytá"?
A musí pak ještě ředitel podepisovat pokladní doklady, že to schválil, když proplacení výdajů již schválil podpisem do razítka o 2. fázi předběžné řídící kontroly?
Máme kupované výdajové a příjmové pokladní doklady, kde je kolonka SCHVÁLIL.
Díky všem moc za názory a zkušenosti.
luki
 
Příspěvky: 25
Registrován: pát 06. úno 2015 8:09:19

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod luki » pát 06. bře 2015 7:56:12

Nikdo nemá žádnou praktickou zkušenost se kterou by se chtěl podělit. Jak to dělá v praxi?

Mějte hezký víkend! :)
luki
 
Příspěvky: 25
Registrován: pát 06. úno 2015 8:09:19

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod naturelka » stř 18. kvě 2016 13:14:27

jsme p. o. a musíme mít žádanky
naturelka
 
Příspěvky: 10
Registrován: úte 10. led 2012 8:23:22

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod danka » čtv 19. kvě 2016 11:05:46

U nás na výdajový pokladní doklad (pokladnu vedu ručně - jako u Vás minimum dokladů) dám ještě razítko, na kterém máme název organizace, IČO, schválil příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní dne ...
Ředitelka podepíše výdajový doklad a zároveň na razítku schválení operace.
danka
 
Příspěvky: 151
Registrován: pon 08. úno 2010 23:04:36

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod refi » pát 20. kvě 2016 12:04:23

zkouším si vzpomenout, jak jsem to měla ve škole, když jsem tam ještě pracovala, protože jsem tam vnitřní kontrolní systém vytvářela, ale už je to pár let a ta hlava ... |:-(| .
přijde mi zvláštní, že dáváte nějaké schválení až na výdajový doklad, tzn. že se schvaluje až po proplacení nějakého nákupu?
limit výdajů např. pro školníka nebo vedoucí uklízečku atd. byl stanoven z toho důvodu, že mohli mít v této výši v podstatě trvalou zálohu v peněžence k dispozici. nicméně ve chvíli, kdy chtěli opravdu něco nakoupit, tak museli stejně projít kolečkem se žádankou - napsat, co chtějí kupovat a případně i proč, pokud to nevyplynulo z předmětu nákupu, odhadnout cenu, předat k podpisu příkazci (řediteli) a správci rozpočtu (ekonomce, účetní atd.), pak si to mohl jít koupit a po koupi se v případě rozdílu cen na žádance a na paragonu ještě dopsalo, proč je to dražší (na žádanku). nejsem si teď jistá, jestli se neprováděl další podpis účetní, že paragon je ok a může se nechat proplatit. a pak následovala následná kontrola, která se prováděla při zaúčtování do účetnictví. uff, byl to složitý proces, ale ve výsledku si na to všichni zvykli a hlavně se přestaly nakupovat zbytečnosti, protože pokud měl jít něco kupovat učitel, musel mít i podpis vedoucího sekce, jestli něco podobného už třeba nemají ve sbírce nebo někde v koutě v kabinetu. také si všichni museli zvyknout na to, že při prvotním vypsání žádanky měli co nejpřesněji odhadnout cenu a toho dosáhli gůglováním a tím pádem ve výsledku došlo k ekonomičtějšímu nakupování.
nejsem si teď jistá, co z výše popsaného patřilo do které fáze kontroly, ale takhle nějak to v praxi probíhalo.

pokud se něco platilo každý měsíc pravidelně, byla na to vyhotovená soupiska, kde byly např. energie, různé měsíční poplatky a předběžná fáze kontroly se vyhotovila pro všechny najednou. hned rok poté, co jsem toto vytvářela, tak jsme měli kontrolu zřizovatele a byli nadmíru spokojení, přece jen to v té době bylo trochu pionýrské a tak nečekali, že to budeme mít až do takových důsledků dotažené. :oops:
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3072
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod nono » úte 24. kvě 2016 11:55:13

ano refi, máte úplnou pravdu
u nás : na malé nákupy (drobné věci na výuku - např.špejle... nebo kanc.potřeby např. náplň do prop. atp.)
ústní dohoda s řed.školy - zakoupí se a na pokl.dokladu pak podpisy příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní
já tam mám i podpis, kdo věci převzal a na co (např.výuka, kanc.potřeby atp.)
na větší nákupy musí být u nás "žádanka"
kde je kolonka pro žadatele (co, proč, za kolik atd.)- žadatel podepíše a předá správci rozpočtu (hlavní účetní)
PAK : je tam kolonka pro správce rozpočtu (hlavní účetní), kde vyplní
kolik je v roce 2016 v rozpočtu na tento výdaj (účet) peněz
kolik je již ke dni... vyčerpáno, kolik tedy zbývá
dále se musí uvést zda výše požadovaný nákup je zahrnut v rozpočtu na rok 2016
pokud není, tak z čeho se uhradí (buď rozpočtová změna, rez.fond...atd.) dále se uvede také míra rizika (od 1 do 5)
(audit požadoval i směrnici na RIZIKA, a že musíme uvádět "míru rizika")
dále se uvede číslo účtu a středisko - kam bude zaúčtováno - po podpisu správce rozpočtu (hlavní účetní)
je tento tiskopis předán řediteli (příkazce operace) a ten potvrdí svým podpisem.... buď souhlasím a nebo nesouhlasím
A PAK SE OBJEDNÁ a NEBO ZAKOUPÍ
po dodání zboží, úhradě
se buď vystaví pokladní doklad (úhrada v hotovosti) a nebo přijde FAKTURA - k faktuře se vyhotoví "košilka"
a na ní opět podpisy příkazce operace, hlavní účetní a správce rozpočtu
[:} jednoduché [:-} že
nono
 
Příspěvky: 659
Registrován: ned 15. bře 2009 1:25:10

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod sonajda » stř 25. kvě 2016 9:57:22

nono, děláte to výborně!! u vás se peníze nerozkutálí :thumbs up:

škoda, že to takhle nedělají ti, kteří zákon vymysleli!! :evil:
sonajda
 
Příspěvky: 451
Registrován: stř 20. říj 2010 14:57:20

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod refi » stř 25. kvě 2016 10:02:33

nono, to je masakr motorovou pilou :rofl: a jak píše sonajda, toto vzniklo proto, že se prostě peníze kradou a ve výsledku ti, co to vymysleli, je kradou dále :D :evil: :bad:
Uživatelský avatar
refi
Moderátorka
 
Příspěvky: 3072
Registrován: pon 02. úno 2009 15:07:01
Bydliště: Ostrava

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod škola » stř 10. srp 2016 17:29:51

Dobrý den,
můžete mi prosím někdo poslat vzor předběžné a následné kontroly u pokladních dokladů?
Děkuji moc.
Ivana
škola
 
Příspěvky: 57
Registrován: stř 08. dub 2009 15:47:52

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod Lucie gympl » čtv 18. srp 2016 10:11:12

Jsem ze školství - gymnázium.
Problematiku popisuje Metodický pokyn č. 4 a k němu příloha č. 8 - Žádanka o provedení předběžné řídící kontroly (vzor posílám v příloze).
Následná kontrola - podepíše pokladní, účetní a ředitel přímo na pokladním dokladu vytištěném z účetního programu.
Přeji hezký den.
Nemáte oprávnění prohlížet přiložené soubory.
Lucie gympl
 
Příspěvky: 4
Registrován: čtv 18. srp 2016 10:00:28

Re: předběžná kontrola u pokladních výdajů

Příspěvekod Alísek » stř 24. srp 2016 7:46:57

Dobrý den, já používám vlastní pokladní doklad s průběžnou a následnou řídící kontrolou - viz. příloha.
Předběžnou řeším podpisem ředitele - schválil.
Zatím jsem s tím neměla problém.
Zdravím.
Nemáte oprávnění prohlížet přiložené soubory.
Alísek
 
Příspěvky: 6
Registrován: stř 25. kvě 2011 13:26:22


Zpět na Vnitřní kontrolní systém

Kdo je online

Uživatelé procházející toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 1 návštěvník

cron