Radíme si.cz

Prosím o radu ! Jak asi vypadá nebo kde najdu popis limitky, která se používá při rozpisu rozpočtu na jednotlivé
kategorie (spotř. materiálu, kanc. potřeb, čisticích prostř. atd.) Setkal se s tím někdo, děláte to ?

díky přeji krásný den

Myslíte limitovaný příslib nebo žádanku na nákupy?

když děláme finanční plány na nadcházející rok, vycházíme zhruba z průměrných čísel stávajícího roku. to jsou samozřejmě čísla v globálu při běžném provozu. limitky jako takové nepoužíváme, pouze si musí o každý výdaj (i korunový) dotyčný žádat formou žádanky, kterou samozřejmě musí schválit ředitelka + správce rozpočtu. já jako správce rozpočtu hlídám v tabulce v excelu, jak se nám to plní a měsíčně při uzávěrce na poradě hodnotím jednotlivé náklady. limity jako takové přesně hlídáme pouze u účelových výdajů, kde si to zase jako správce rozpočtu vedu v tabulkách.

jinak nemáme dané limity na nic, kromě služebních mobilních telefonů. tam se překročení hovorů o 10% písemně zdůvodňuje. limitovaný příslib u nás vůbec nepoužíváme.

Díky za odpovědi. Ještě se zeptám a žádánka má jakou podobu?Je to nějaký interní tiskopis. Kde ji po schválení zakládáte? Příklad: nákup v hotovosti v hodnotě Kč 100,- pro pana školníka. Ten zajde za ředitelem (příkazce operace) se žádankou-
tuto mu schválí, on nakoupí, donese účet, já jako pokladní proplatím(samozřejmě opět podepsaný příkazcem a mnou jako správcem rozpočtu) a společně žádanku, účet a výdajový doklad založím do pokladny!! je tento postup správný. Tyto žádanky se týkají většinou jenom pokladny?? I když tuto práci dělám již delší dobu, stále se nemohu dopracovat k nějakému
systému, který bude vyhovovat nám (škole) a kontrolním orgánům. Při poslední kontrole z kraje nám byl vytýkán slabý kontrolní systém (nevím jestli jsem se vyjádřila dobře), ale čím víc papíru a podpisů tím líp.

krásný den

máte pravdu, čím více papírů a podpisů, tím pro kontrolu lépe ...
žádanka u nás obsahuje jméno žádajícího, obsah nákupu, přibližná cena (co nejlepší odhad, nic od pasu), potom místo pro podpis příkazce operace a správce rozpočtu. pokud je to nákup v hotovosti, žádanka zůstane ležet v pokladně a pokladní tím pádem ví, že má očekávat od konkrétního zaměstnance paragon. zaměstnanec (třeba školník) nakoupí, s paragonem dojde za pokladní, ta zkontroluje, zda částka odpovídá žádance, případný rozdíl se vysvětlí, pokud je větší, zdůvodnění se napíše opět na žádanku. pokladní přikládá paragon k žádance, nechá opět podepsat příkazcem operace a hlavní účetní. pak teprve proplatí. žádanka pro hotovostní platby je ve velikosti A5.
u bezhotovostních plateb máme žádanku ve velikosti A4, kdy horní část obsahuje totéž co hotovostní žádanka, ale druhá část už je klasická košilka k faktuře. nicméně pod vnitřní kontrolní systém spadají veškeré platby a to i příchozí v naší organizaci. vše vychází z principu, že o výdaji nebo příjmu víme předem a je schválený. je to hodně složitá oblast a kontroly po tom jedou jak po uzeným
chci požádat admina, aby tady vytvořil prostor, kde můžeme své vlastní interní vzory (pokud budeme chtít) uložit a nechat k nahlédnutí a inspiraci druhým.

Bylo by fajn kdyby se daly vzory některých formulářů zveřejnit. Člověk si opravdu někdy neví rady, co má příslušný formulář obsahovat . Něco vytvoří, dojde kontrola a někdy je to k ničemu.
krásný den

Zapoměli jste na datumy. Musí být dřívější(na žádance) než je vystavena faktura nebo paragon. Nemít datum je horší než vražda )

U nás ve škole používáme 2 typy limitů:
a) individuální příslib - pro jednotlivý nákup
b) limitovaný příslib - dáváme na čtvrtletí pro jednotlivé části naší školy: sekretariát, domov mládeže, teoretické vyučování, školní jídelna (tady nepíšeme konkrétní částku ale - nákup potravin dle stravovací normy), odborný výcvik, provoz. Na každém úseku máme vedoucího, který dostane finanční částku přidělenou na čtvrtletí, sám si hlídá, kolik už utratil, kopii limitovaného příslibu má u sebe účetní (zároveň je pokladní a zapisuje i faktury), která hlídá čerpání příslibů, ke konkrétnímu dokladu (výdajový pokl.doklad nebo faktura)pak
a) přiloží dokument individuální příslib
b) otiskne na něj razítko: Nákup povolen limitovaným příslibem č. (doporučuji používat pořád jednu číselnou řadu, tzn. sekretariát má pořád č. 1 ve všech čtvrtletích, účetní si pak snadno pamatuje číslo pro příslušný úsek).
Po skončení čtvrtletí doplníme zbývající podpisy.
Chtěla jsem přiložit náš vzor, ale protože jsou to tabulky v excelu, hlásí to chybu přípona xls není povolena. Pokud dáte někdo radu, jak to obejít, dokumenty sem dám.
Zdravím všechny a přeji hezký víkend
Blanka

V listopadu loškého roku jsme měli poradu ekonomové na Krajském úřadu Střed.kraje , tam se kontrolní systém probíral, a byl vznesen dotaz zda se to dá doložit také rozpočtem.
Rozuměla jsem tomu , že ano.
Ty limitky ,přísliby a žádanky to je hrůza vše ohlídat , zdá se mi to strašně moc papírů.
Dělám v DD - ekonomku,správce rozpočtu, pokladní, mzdovou účetní, to mi připadá, že si jen budu vystavovat doklady navíc a bude tam více chyb pro kontroly.
Chtěla bych vytvořit něco hodně JEDNODUCHÉHO a aby byly kontroly spokojené a mělo to vůbec nějaký účel.
Také bych byla ráda za dobrou radu.

Také hledám nějaký systém, který by nám vyhovoval a zároveň byl srozumitelný. Týká se to především předběžné kontroly. Tu průběžnou a následnou si myslím, že máme už celkem v pořádku. Právě proto, jsem se v úvodu této diskuse ptala na ten limitovaný příslib.Pořád tomu trochu nerozumím. Nám zřizovatel schválí rozpočet. Ten máme rozpitvaný na jednotlivé nákladové účty podle účtové osnovy. Tento rozpočet si nahodím po schválení do účetního programu do modulu rozpočet a plán. Po zaúčtování obratů v účetnictví si mohu najet zpět do rozpočtu a znám okamžitě stav účtu (rozpočtové položky.)
Když jsem byla na školení , které se týkalo kontrolního systému (ing. Doležel) byl vznesen dotaz, který se týkal toho, že máme tento systém , který jsem popsala v účetnictví. Bylo nás víc, a bylo nám sděleno, že musíme mít právě tyto limitované přísliby,aby byl rozpočet rozepsán na jednotlivé položky. Nevím jestli jsem to popsala dost srozumitelně,ale tento systém není dostačujícím podkladem pro kontrolní orgán - musí být limitovaný příslib a žádanka. A když člověk jako já ,neviděl ve svých padesáti letech limitovaný příslib a žádanku je potom z toho jeleň. Ale chtěla bych i tento problém odstranit a pak se vrhnout na problémy jiné, nové a zajímavé ,které se zase objeví .
krásný den

Limitovaný příslib u nás máme jen na pravidelně se opakující výdaje a dokládám k němu evidenci jednotlivých výdajů (např. poštovné nebo nákup potravin - vypíšeme žádanku = limit. příslib na půl roku, jednotlivé platby zapisijeme do tabulky a tu pak doložíme). Na všechny jiné nákupy máme jednotlivé žádanky, tj. 1. fázi předběžné kontroly, které přicvaknem vždy k daň. dokladu.

K těm žádankám - u nás to máme také ještě zakopané ještě v základech Žádanky se vyplňují jen na hodnotnější nákupy (např. nad 500Kč), pod tuto hranici je svolení ústní a na paragonu je poté záznam, že bylo dovoleno dne... a podpis ředitele.. Tak nějak mi to popsali na jednom školeníčku..

Pokud máte žádanku, která se vztahuje k několika fakturám (např. žádanku na energie - což nám bylo vytčeno, že nemáme), tak je k těmto fakturám kopírujete, nebo jak zabezpečíte, že jsou u všech faktur??

na stále se opakující měsíční, event. čtvrtletní výdaje máme tzv. hromadnou předběžnou kontrolu na formuláři, který jsem dala do přílohy. tam vepíšu všechny faktury za telefony, stravné, energie, ostrahu atd., v přibližné výši (samozřejmě co nejpřesněji). tím mám hotovou předběžnou kontrolu.
u různých jiných výdajů je předběžná kontrola na každé žádance a nelze z ní vyloučit (dle pokynů z kraje) žádnou částku, tzn. ani paragon za 1,- kč.

Předběžná kontrola u výdajů má mít 1. a 2. fázi:
1. fáze (před vznikem závazku) = žádanka (limitovaný nebo individuální příslib), objednávka, případně uzavřená smlouva
2. fáze (po vzniku závazku) = daňový doklad na službu, zboží.
1. i 2. fáze musí být schválená osobami podle směrnice vnitřního kontrolního systému.
Je v tom solidní guláš - podle ohlasu a dotazů v různých fórech.
Takže k těm pravidelným platbám např. za energie - 1. fázi předběžné kontroly nahrazuje uzavřená smlouva, 2. fáze je faktura která chodí měsíčně a odsouhlašují odpovědné osoby.

je pravda, že vnitřní kontrolní systém má svou logiku a zároveň je to naše noční můra. máme zaveden systém žádanek, předběžné i průběžné kontroly atd., ale nakonec stejně naši snahu ocení buď kladně nebo záporně až případná kontrola, kterou očekáváme. není mi jasné, proč k tomu není vydán jednotný pokyn, podrobný a pro všechny stejný. pak je to v každém kraji, ne-li městě či obci jinak ... a kdo to má teda dobře